Eine wichtige Aufgabe der Leitungskräfte in der ambulanten Pflege.
Ambulante Pflege- und Betreuungsdienste sind komplexe Systeme, deren wirtschaftlicher Erfolg oder Misserfolg von einer Vielzahl von Faktoren abhängt.
Ein zentrales Thema in jedem ambulanten Dienst ist die Tourenplanung als Zusammenstellung der Vereinbarungen mit den Patienten und Vorgabe für den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeiter/innen.
Besonders bei defizitären ambulanten Pflege- und Betreuungsdiensten fällt häufig auf, dass die in der Regel durch die Leitung erstellte Tourenplanung eine der Gründe für das Defizit ist.
Folgende vereinfachte Tourenplanungen sind in unserer Beratung findbar:
Im Praxisbeispiel 1 hat die Pflegedienstleitung keine Arbeitszeitvorgaben erstellt. Mitarbeiter können die Pflege- und Wegezeiten so eintragen, wie sie es für richtig halten. Eine wirtschaftliche Prüfung der Touren vorab ist nicht möglich. Ob die Mitarbeiter die Patienten in der aufgeschriebenen Reihenfolge abfahren, darf bezweifelt werden.
Im Praxisbeispiel 2 gibt es Zeitvorgaben für die Mitarbeiter beim Patienten, jedoch nur im Viertelstundentakt. Die Tour beginnt und endet mit einer Rüst- oder Orgazeit, die mit jeweils 15 Minuten als viel zu hoch bewertet wird. (Was ist zu Tourbeginn notwendig: Schlüssel holen und ins Übergabebuch blicken. Dafür können ca. 3 Minuten angesetzt werden).
Die Leitung plant Leistungen und Wegezeiten in 15 Minuten Blöcken. So wird aber in der Praxis nicht gefahren oder gepflegt.
Weiterhin ist die verpflichtende Pause nicht geplant und vorgegeben.
Bei einer Überprüfung der Tour kann eine deutliche Abweichung zu Lasten des Pflegedienstes ohne Vorteile für Patienten und Mitarbeiter festgestellt werden.
Im Praxisbeispiel 3 wird detailliert von der Leitung die Tagestour geplant. Dies ist grundsätzlich der zu empfehlende Ansatz.
Die Hausbesuchsgrundzeit bei jedem Patienten ermöglicht den Mitarbeitern Zeit vor dem Pflege- und Betreuungsbeginn. Die einzelnen Leistungen sind im Sinne der geplanten Qualität und Vorgabe der Leitung dargestellt. Ein Soll-IST Vergleich mit einer evtl. begründeten Abweichung vervollständigt die Tourenplanung.
Was ist für eine wirtschaftliche Tourenplanung notwendig:
- Fügen Sie neu eine Hausbesuchsgrundzeit ein (damit muss jede bisherige hinterlegte Leistung zeitlich etwas verringert werden.)
- Überprüfen und aktualisieren Sie die hinterlegten Leistungen und Pflegezeiten ca. alle 2-3 Jahre.
- Überprüfen Sie stichprobenartig, aber regelmäßig die von Mitarbeitern erbrachten Leistungen beim Patienten.
- Erstellen und nutzen Sie einen Privatzahlerkatalog zur Verringerung der Ehda- oder heimlichen Leistungen.
- Geben Sie Ihren Mitarbeitern faire, aber begründbare realistische Orga- oder Rüstzeiten zu Beginn und Ende der Tour.
- Nutzen Sie die Möglichkeit Ihrer Software, sich Wegezeiten bei der Planung anzeigen zu lassen. Falls Ihre Software dies nicht ermöglicht, nutzen Sie Google-Maps (und geben jeweils noch 1 Minute für das Aussteigen und dem Weg zum Haus/ zur Wohnung hinzu).
- Fügen Sie die arbeitsrechtlich zu beachtenden Pausen (bei Touren, die länger als 6 Stunden dauern) ein.
- Kommunizieren Sie die geänderten Vorgaben und Planungen oder – noch besser – beteiligen Sie die Mitarbeiter an diesem Prozess.
- Treffen Sie verbindliche Vereinbarungen: Die Mitarbeiter haben die Tour gemäß Ihrer Planung von der Reihenfolge der Patienten abzuarbeiten. Die Mitarbeiter haben Ihnen umgehend zu melden, wenn der Patient mehr oder andere Leistungen wünscht und wenn die Tour vom Weg her so nicht zu fahren ist, weil z.B. eine Baustelle eingerichtet worden ist.
Warum ist eine detaillierte Tourenplanung seitens der Leitung unbedingt wichtig?
- Sie können sofort prüfen, ob Ihre Tourenplanung wirtschaftlich ist.
- Sie geben Mitarbeitern reale Fahr- und Pflegezeiten vor.
- Sie verringern unnötige Fahrwege und Wegezeiten.
- Sie gewinnen insgesamt Zeit, die Sie für neue Patienten einsetzen können.