„Nur als Leitung weiß ich den Weg, wie eine Aufgabe durchgeführt werden kann. Und wenn ich es selbst mache, wird das Ergebnis auch so, wie ich will.“ Kennen Sie diese Grundhaltung?

Sie werden genügend Beispiele von Aufgaben, die Sie delegiert haben und die nicht richtig erledigt wurden, nennen können. Sie wären schneller gewesen und es wären nicht so viele Fehler passiert, wenn Sie sich mit der Aufgabe selbst befasst hätten.  Andererseits: Mitarbeiter gehen nach Hause und Sie sitzen immer noch im Büro, weil noch viele Detailarbeit von Ihnen durchgeführt werden muss? 

Kennen Sie das Gefühl? Wenn ja, dann hören Sie auf sich über Ihr Team zu ärgern und fangen bei sich selbst an.

Warum sollten Aufgaben delegiert werden?

Die Antwort ist einfach: Leitungskräfte benötigen Zeit und Freiraum, ihre eigentlichen Leitungsaufgaben durchführen zu können. Dazu gehören u.a.: Strategie- und Planungstätigkeiten, Personalführung, Soll-IST-Abgleich und das Controlling. Das eine Pflegedienstleitung in der ambulanten Pflege ständig Arztpraxen wegen fehlender Verordnungen anruft, eher nicht.

Können Sie abgeben?

„Eigentlich will ich die Aufgabe gar nicht delegieren, da ich dies doch immer schon nebenher gemacht habe.“ Diese Aussage ist typisch für Leitungskräfte, die aus dem Team heraus Leitung wurden und viele (Mitarbeiter-)Aufgaben auch noch als Leitung weiterführen. Ändern Sie Ihre Grundhaltung und lernen Sie abzugeben. 

Lernen Sie Ihren Mitarbeitern zu vertrauen, auch wenn einige Aufgaben anders erledigt werden als Sie es tun würden. Wichtig ist doch das Ergebnis innerhalb des definierten Zeitraums, oder nicht?

Drei Grundregeln für alle Delegations-Situationen

  • Klären Sie vorher, ob der Mitarbeiter die Kompetenz hat, diese Aufgabe zu lösen. Hat er genügend Erfahrungen, Wissen und Fähigkeiten?
  • Delegieren Sie mit der 5-W-Formel 
    • Was ist zu erledigen 
    • Mit welchem Ziel
    • Wozu
    • Bis wann
    • Mit welchem Arbeitsmittel
  • Nutzen Sie auch die Delegation, um Mitarbeitende zu entwickeln und zu fördern.

Entlastung durch Delegation
Wenn Sie Aufgaben mit dem Ziel delegieren wollen, dass die Mitarbeiter diese Tätigkeit dauerhaft selbstständig und mit einem guten Ergebnis erledigt, dann nehmen Sie sich dafür Zeit und gehen Sie wie folgt vor:

  1. Besprechen Sie gemeinsam die Aufgabe aus der 5W-Formel und treffen Sie verbindliche Vereinbarungen.
  2. Legen Sie einen Termin für einen Zwischen-Check fest.
  3. Lassen Sie den Mitarbeiter die Aufgabe ausführen.
  4. Bieten Sie für die erste Ausführungsphase Unterstützung an, die vom Mitarbeiter bei Bedarf eingeholt werden kann.
  5. Im Zwischen-Check klären Sie die Fragen und Probleme, die bei Ihrem Mitarbeiter aufgetaucht sind und vereinbaren einen Termin zur gemeinsamen Bewertung.
  6. Lassen Sie den Mitarbeiter weiterhin die Aufgabe selbstständig ausführen.
  7. Bewerten Sie gemeinsam das Ergebnis.

Wenn Sie sich und Ihren Mitarbeitern Zeit geben, werden Sie bald feststellen, dass die Ergebnisse besser werden. Die Ergebnisse werden anders und im besten Fall sogar besser als Ihre eigenen Vorstellungen aussehen. 

Wenn Ihre Mitarbeiter in der ersten Ausführungs-Phase oder dem Zwischen-Check Probleme äußern, dann halten Sie sich mit Lösungen und Ideen bitte UNBEDINGT zurück. Stellen Sie stattdessen Fragen, damit Ihre Mitarbeiter selbst auf die Lösung kommen.

  • Was ist Ihr Vorschlag, um die Frage/ das Problem zu lösen?
  • Was würden Sie tun, wenn ich nicht da wäre?
  • Was haben Sie bisher unternommen, um das Problem zu lösen?
  • Welche Ideen haben Sie, einen Schritt weiter zu kommen?
  • Was genau brauchen Sie von mir?

Was haben Sie dadurch gewonnen?

Wenn Ihre Mitarbeitenden durch diese Fragen unterstützt selbst auf Lösungen kommen, werden sie unabhängiger von Ihnen und trauen sich auch in anderen Situationen zu, selbstständig nach Lösungen zu suchen, statt Probleme von Ihnen lösen zu lassen.

Weiterführende Literatur:

Claudia Henrichs: Delegieren oder besser schnell selbst gemacht

Peter Wawrik, Karla Kämmer: Erfolgreich führen und leiten