Im Rahmenvertrag, im Strukturerhebungsbogen, im Versorgungsvertrag, in der Leistungs-, Qualitäts- und Vergütungsvereinbarung etc. und aufgrund einer Reihe von Grundlagen und Vereinbarungen für ambulante Pflegedienste und die Tagespflege wird seitens des Betreibers erklärt, eine ordnungsgemäße Buchführung zu betreiben und die Erträge und Aufwendungen des ambulanten Pflegedienstes oder der Tagespflege korrekt und ggf. abgegrenzt von anderen Pflegetätigkeiten darzustellen.

Dafür sind in der internen Buchhaltung oder beim Steuerberater die „Verordnung über die Rechnungs- und Buchführungspflichten der Pflegeeinrichtungen (Pflege-Buchführungsverordnung – PBV)“ zu beachten. 

Die Zuständigkeit für ambulante Pflegedienste und Tagespflegen ist in § 1 PBV (Anwendungs-
bereich) wie folgt formuliert:

(1) Die Rechnungs- und Buchführungspflichten der Pflegeeinrichtungen richten sich nach dieser Verordnung, unabhängig davon, ob die Pflegeeinrichtung Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs ist, und unabhängig von der Rechtsform der Pflegeeinrichtung. Rechnungs-, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Vorschriften bleiben unberührt.

(2) Pflegeeinrichtungen im Sinne dieser Verordnung sind

1. ambulante Pflegeeinrichtungen (Pflegedienste),

2. teilstationäre und vollstationäre Pflegeeinrichtungen (Pflegeheime),

mit denen ein Versorgungsvertrag nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch besteht (zugelassene Pflegeeinrichtungen). Erbringt eine zugelassene Pflegeeinrichtung neben Leistungen nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch andere Sozialleistungen im Sinne des Ersten Buches Sozialgesetzbuch (gemischte Einrichtung), so sind ihre Rechnungs- und Buchführungspflichten nach dieser Verordnung auf die Leistungen beschränkt, für die sie nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch als Pflegeeinrichtung zugelassen ist.

§ 3 PBV (Buchführung, Inventar) führt aus:

(1) Die Pflegeeinrichtungen führen ihre Bücher nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung. Für Buchführung und Inventar gelten die §§ 238 bis 241 des Handelsgesetzbuchs.

(2) Die Konten sind nach dem Kontenrahmen der Anlage 4 einzurichten. Bei Verwendung eines hiervon abweichenden Kontenplanes hat die Pflegeeinrichtung durch ein ordnungsmäßiges Überleitungsverfahren die Umschlüsselung auf den Kontenrahmen nach Satz 1 zu gewährleisten.

Damit sind sowohl Bestimmungen beim Kontenrahmen als auch der Abgrenzung der ambulanten Pflege und/oder Tagespflege von anderen Kostenstellen vorgegeben.

Die Umsetzung der buchhalterischen Pflichten obliegt in der Regel der Buchhaltung bei einem Träger oder sie wurde ausgelagert, z. B. auf einen Steuerberater. 

Das bedeutet für Sie:

  1. Klarheit darüber, dass die Erträge und Aufwendungen Ihres ambulanten Pflegediestes oder Ihrer Tagespflege ordnungsgemäß auf eine Kostenstelle „ambulanter Pflegedienst“ oder „Tagespflege“ gebucht werden.
  2. Eine differenzierte Darstellung der Erträge (nach Pflegegraden, Ertrag der zusätzlichen Betreuung, Erträge für Unterkunft und Verpflegung, Fahrerträge, Investitionserträge, sonstige Erträge) und der Aufwendungen (differenzierte Personal- und differenzierte Sachkosten) gemäß Kontenrahmen.
  3. Abgrenzung der Kostenstellen „ambulanter Pflegedienst“ oder „Tagespflege“ von anderen Tätigkeitsbereichen des Trägers.
  4. Regelmäßige monatliche betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWAs) von der Kostenstelle „ambulanter Pflegedienst“ oder „Tagespflege“.

Unser Tipp

Da die BWAs in der Regel eine zeitliche Verzögerung von ca. 4 bis 12 Wochen aufweisen, ist ein aktuelles Controlling über die Erträge und Aufwendungen und die wirtschaftliche Entwicklung Ihres ambulanten Pflegedienstes oder Ihrer Tagespflege zur zeitnahen Steuerung hilfreich.

Weitere umfangreiche Informationen für die Tagespflege finden Sie in:

Fachbuch: Tagespflegen wirtschaftlich führen– Controlling, Kennzahlen und Betriebswirtschaft für (Senioren-)Tagespflegen. Ein Praxishandbuch für Verantwortliche und Führungskräfte

Erhältlich im Buchhandel oder unter https://wawrik-pflege-consulting.de/produkt/buch-tagespflege-wirtschaftlich-fuehren/