Mit Kennzahlen eine Pflegeeinrichtung steuern
Mit Kennzahlen eine Pflegeeinrichtung steuern – Kommunikationskreislauf
Controlling hat neben Fakten und Daten auch viel mit Kommunikation zu tun.
Daten muss man deuten.
Einzelne Kennzahlen müssen in einen Gesamtzusammenhang gebracht werden.
Daher ist es wichtig, einen regelmäßigen Kommunikationskreislauf zu erstellen, damit ein zeitnahes monatliches Controlling stattfinden kann und durch regelmäßige Gespräche zwischen Leitungskräften in der Pflege und Geschäftsführung Entwicklungen gemeinsam kommuniziert werden können.
Ein einfacher Kommunikationskreislauf kann unter der Annahme, dass die Gehälter an die Mitarbeiter zum Monatsende ausgezahlt werden, wie folgt aussehen:
Abbildung 1: Regelkommunikationskreislauf 1. Wawrik Pflege Consulting, 2020.
Bei einem eingeführten Controlling-System kann der Zeitaufwand für eine Leitung für das Pflege-Controlling bei ca. 15 bis 20 Minuten liegen. Bei stabilen Entwicklungen und einer gut gesteuerten Pflegeeinrichtung kann ein Auswertungsgespräch zwischen Geschäftsführung und Leitung nach 15 Minuten mit einem Lob an die Leitung und Mitarbeiterschaft beendet sein. Andererseits besteht bei Entwicklungsplanungen oder bei starken Veränderungen zwischen Leitung der Pflegeeinrichtung und Inhaber/Geschäftsführung Gesprächsbedarf, um Veränderungen abzusprechen und dann umzusetzen.
Die unternehmerische Kommunikation ist damit aber nicht abgeschlossen. Das Rechnungswesen ist ebenso mit einzubeziehen (siehe Regelkommunikationskreislauf gesamt). Dieses kann jedoch erst zeitversetzt die gebuchten Aufwendungen und Erträge in den monatlichen Berichten, BWA oder Monatsauswertungen darstellen.
Es wird im Abgleich der Controlling- mit den Buchhaltungsdaten immer einige Abweichungen aus den zuvor beschriebenen Gründen zwischen dem Controlling und der Buchhaltung und den BWAs geben.
Abbildung 2: Regelkommunikationskreislauf gesamt. Wawrik Pflege Consulting, 2020.