Dienstplanung in der ambulanten Pflege

1) Einführung:

Heute geplant. Morgen verworfen. So lautet eine Kurzaussage vieler Pflegedienstleitungen, die täglich ihre Planung vom Vortag verändern und aktualisieren müssen, weil mehrere Patienten kurzfristig ins Krankenhaus gekommen oder verstorben sind oder Mitarbeiter/innen sich krankgemeldet haben oder einen Unfall während der Arbeit hatten. Tatsächlich ist eher die tägliche Tourenplanung gemeint, die sich sofort ändert, wenn nur ein Patient oder ein Mitarbeiter ausfällt.

Natürlich gibt es aber auch Anweisungen der PDL, in denen Mitarbeiter von der Frühschicht in die Spätschicht wechseln oder neben dem Frühdienst im Rahmen eines Teildienstes noch zusätzlich einen Spätdienst am gleichen Abend noch fahren sollen. Das betrifft dann die Dienstplanung.

Gegen kurzfristige Veränderungen stehen die Wünsche der Patienten auf eine verlässliche Pflege und die Erwartungen der Mitarbeiter/innen auf eine Dienstplanung und einen Dienstplan, der so wie geplant eingehalten wird und in dem freie Tage und Zeiten auch frei bleiben sollten.

Kontroverse Aussagen von Mitarbeiter/innen verschiedener Pflegedienste:

„Hallo, ich arbeite für einen ambulanten Pflegedienst als pflegerische Hilfskraft (50%) und kaue zunehmend an einem für mich relevanten Problem(chen). Da ich alleinerziehend mit 3 Kindern bin, wäre es für mich schon immens wichtig, planen zu können. Leider ist es so, dass man immer erst donnerstags die Tourenpläne für das WE und die darauf folgende Woche bekommt. Allerdings ohne Gewähr. Und man muss aufpassen wie ein Luchs, immer mal wieder wird der Tourenplan geändert, Dienste für einen Tag komplett getauscht oder geändert. Als ich nach meinem freien WE montags zum Spätdienst kam, war morgens z.B. der Plan abgeändert worden und ich habe mal eben einen Tag in der Woche Frühdienst statt Spät. Dienstpläne hängen nirgends aus, man könnte den Chef ansprechen, der sie in seinem PC hat, um einen Blick darauf zu werfen. Aber auch das ist ja dann ohne Gewähr, weil sich durch Krankheit, spontanen Urlaub etc. immer was ändern könnte. Ich dachte eigentlich, dass ich mal einen festen Rhythmus hätte, aber nix da. Ich kann privat absolut nichts planen, keine Arzttermine, Schultermine, Babysitter, nix. Mal habe ich 3 Wochen Spät, dann wieder eine Woche Früh zwischendrin, dann wieder Spät, mal Teildienst am WE mal nicht usw. Ist meine erste Stelle in der Pflege und ich habe keinerlei Vergleichsmöglichkeiten…ist das Usus? Stelle ich mich an?“

„Ich arbeite auch in der ambulanten Pflege. Bei uns läuft das so: Die Kollegen mit 50% Stelle arbeiten im Wochenrhythmus eine Woche Dienst – eine Woche Frei. So kommen sie gut auf ihre Soll-Std. Wenn sie mehr Std. als sie sollten arbeiten, bekommen sie dementsprechend mehr freie Tage angerechnet. Das steht alles auf dem monatlichen Dienstplan, der für jeden sichtbar im Büro aushängt. Wir führen eine sogenannte Personalwunschliste, dort kannst Du Deine Dienstplanwünsche für den neuen Monat eintragen. Unsere 50%Kräfte machen davon wenig Gebrauch. Da sie wissen, in welchem Rhythmus sie arbeiten, können sie ihre Termine etc. in die Freiwoche legen. Das klappt gut. Jeder MA bekommt seinen monatlichen Dienstplan rechtzeitig ausgehändigt. Dieser Dienstplan ist bindend und darf ohne Dein Einverständnis nicht geändert werden. Der Tourenplan fürs WE und die kommende Woche kommt bei uns auch am Donnerstag raus. Da Du aber anhand Deines Dienstplanes schon weißt wie Du arbeitest (Früh oder Spät), kannst Du schon noch planen. Und wenn Du plötzlich anders eingeplant wirst (anstatt Spät- Frühdienst), dann solltest Du nein sagen: „Sorry da kann ich nicht. Gerade als AE mit Kindern muss man planen können.“

 „Ich habe keinen festen Rhythmus, fahre mal mehrere Wochen Spät, dann mal wieder Früh usw. Die Chefetage will sich da auch wohl nicht so festlegen, es wird einem immer dazu gesagt, dass sich immer was ändern kann wegen Krank oder Ü-Frei etc.“

„In meinem Arbeitsvertrag steht „Regelarbeitszeit zu jeder Tag- und Nachtzeit“.“

Alltag in Pflegediensten in Deutschland.

Die Pflegedienstleitung ist in ihrer täglichen Praxis ständig in einem Dilemma, weil unvorhergesehene und ungeplante Situationen hinzukommen. Also: gar nicht planen? Geht nicht. Nur einen Rahmendienstplan erstellen? Ist meines Erachtens auch zu wenig. Der nachstehende Artikel soll die rechtlichen Rahmenbedingungen und Notwendigkeiten und einige praxisorientierte Beispiele und Details für eine gelungene und mitarbeiterorientierte Dienstplanung beschreiben und Ideen für die eigene Praxis liefern.

2) Was Patienten erwarten:

Die Erwartung der Patienten an den Pflegedienst sind durch unzählige interne Erhebungen und externe Befragungen bekannt: Die Pflegekräfte sollen pünktlich kommen, freundlich sein, die Privatsphäre des Pflegebedürftigen und seiner Familie achten, es sollen nicht ständig andere Mitarbeiter kommen, die Pflege und Hilfe soll liebevoll und achtsam sein. Die getroffenen Vereinbarungen sollen eingehalten werden, Zeit sollen die Pflegekräfte mitbringen und sich mehr um den Patienten als um die Dokumentation kümmern.

3) Was Mitarbeiter/innen wünschen:

Die Erwartungen der Mitarbeiter/innen sind auch durch Mitarbeiterbefragungen belegt, die viele Träger und Pflegedienste regelmäßig im Rahmen ihres Qualitätsmanagements durchführen: eine verlässliche und planbare Dienstplanung, keine oder wenige Überstunden, kein „aus dem frei holen“ und erst recht nicht aus dem Urlaub.

Die Reaktionen gegenüber den Pflegedienstleitungen bei ungeplanten Dienstanfragen ist tendenziell abhängig von der „Generation“ der Pflegekräfte:

Die Generation der Boomers/ Babyboomer (bis ca. 1965 geboren, heutige Mitarbeiter im Alter von ca. 52 – 65 Jahre)  zeichnet sich noch durch ein starkes „Leben, um zu arbeiten“ aus. Eine hohe Pflichterfüllung gegenüber dem Arbeitgeber erschwert den Mitarbeiter/innen, auch nein zu sagen, wenn die Pflegedienstleitung wieder mal anfragt, für z.B. erkrankte Mitarbeiter einzuspringen.

Die Generation X (ca. 1965 – 1980 geboren, heutige Mitarbeiter im Alter von ca. 37 – 52 Jahre) lässt sich nicht allein von Geld motivieren, sondern will trotz Beruf weiterhin ein Privatleben führen. Als Stichwort dafür ist der Wunsch nach Work-Life-Balance bekannt. Hier besteht in der Praxis eine gewisse Bereitschaft, auch außerplanmäßig einzuspringen, aber nur in begrenztem Rahmen.

Die Generation Y / Millenions (ca. 1980 – 1999 geboren, heutige Mitarbeiter zwischen 18 und 36 Jahre) sind die jüngeren Mitarbeiter/innen in den Pflegeeinrichtungen. Man kann sie als die erste Generation beschreiben, die größtenteils in einem Umfeld von Internet und mobiler Kommunikation aufgewachsen ist. Anstelle von Status rücken die Freude an der Arbeit sowie die Sinnsuche ins Zentrum. Mehr Freiräume und die Möglichkeit zur Selbstgestaltung sowie mehr Zeit für Familie und Freizeit sind zentrale Forderungen der Generation Y: Sie will nicht mehr dem Beruf alles unterordnen, sondern fordert eine Balance zwischen Beruf und Freizeit, der sich z.T. in Balance zwischen Freizeit und Beruf ändert.

Die nachfolgende Generation Z (heutige Auszubildende) sind wieder anders zu verstehen: sie wollen und fordern geregelte Arbeitszeiten, unbefristete Verträge und klar definierte Strukturen im Job.

Reale Aussage vor einigen Wochen von einer jungen Mitarbeiterin (Y), die gebeten wurde, kurzfristig am nächsten Morgen auszuhelfen, weil eine Kollegin erkrankt ist: „Morgen früh habe ich erst noch einen Friseurtermin. Danach kann ich kommen.“

Frage an die Pflegedienstleitung: Welche Mitarbeiter/innen fragen Sie eher an, wenn jemand zusätzlich einspringen muss? Und von wem erhalten Sie eher eine Zusage ohne große Gegenwehr? Eher die aus der Generation Boomers und X? Und wie häufig sagen Sie trotzdem noch neuen Patienten zu, obwohl Sie keine freien Personalressourcen mehr haben?

4)   6 No Go`s in der Dienstplanung (die keine PDL wirklich macht, oder?):

1)      „Da wir sowieso den Dienstplan ständig ändern müssen, plane ich jeweils nur für eine Woche.“

2)      „Wenn es notwendig ist, dann muss die Mitarbeiterin eben den Urlaub unterbrechen und kommen.“

3)      „Es ist nicht zu vermeiden, dass ein(e) Mitarbeiter/in die Spätschicht bis 22.30 h fährt und am nächsten Morgen ab 6.00 h wieder losfährt.“

4)      „Ich weiß, dass Angela* und Ulrike* nicht nein sagen können. Daher frage ich die immer als erstes. Sie haben ja auch keine Familie.“  *Namen sind fiktiv

5)      „Wir bezahlen nur die Pflegezeiten beim Patienten. Die Fahrzeiten dazwischen kann der Mitarbeiter nicht aufschreiben bzw. werden nicht berechnet.“

6)      „Die Mitarbeiter dürfen ihr Handy nicht an die Seite legen oder ausmachen. Ich muss sie ja jederzeit erreichen können.“

5) Arbeitsschutzbestimmungen

Worauf einfach zu achten ist:
a) Beachtung der Arbeitszeit in der ambulanten Pflege:

Viele ambulante Pflegedienste führen die Pflegetätigkeiten in Früh- und Spätdiensten durch. Diese Dienste dauern je nach Größe des Dienstes und Anzahl der Patienten und der Touren oft ungefähr 5 – 7 Stunden. Frühdienste starten dabei in der Regel zwischen 6:00 Uhr und 7:00 Uhr und enden zwischen 11:00 Uhr und 13:00 Uhr. Spätdienste beginnen häufig zwischen 15:00 Uhr und 17:00 Uhr und können durchaus bis 22.00 oder 23:00 Uhr andauern. An den Wochenenden und Feiertagen gibt es häufig zusammengelegte oder verkürzte Touren, so dass vielfach ein Teildienst (Früh- und Spät) am Wochenende oder Feiertag stattfindet.

Der Blick in das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) macht deutlich, wo genau die Risiken bei der Personaleinsatzplanung für Anbieter ambulanter Pflegeleistungen liegen. Beschäftigte dürfen höchstens 10 Stunden an einem Tag arbeiten:
§ 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer: „Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.“

Pflegekräfte sind in der häuslichen Pflege allerdings nicht selten zu zwei Teildiensten an einem Arbeitstag eingesetzt. Solche geteilten Dienste sind manchmal im Dienstplan geplant, sie entstehen aber auch kurzfristig, beispielsweise durch einen Krankheitsfall im Team, so dass bei einem geteilten Dienst zu den 5 – 6 Stunden des Frühdienstes später am Arbeitstag noch die 5 – 6 Stunden des Spätdienstes hinzukommen. Pflegekräfte geraten so schnell über die Obergrenze von werktäglich 10 Stunden. Kommt es dann noch während des Dienstes zu einem die Arbeitszeit verlängernden Notfall bei den älteren Patienten, erhöht sich die geleistete Arbeitszeit zusätzlich.
Weiterhin ist zu beachten, dass nach spätestens sechs Stunden Arbeitszeit eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten einzuhalten ist:
§ 4 Ruhepausen: Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.

Im Pflegedienst ist die Tourenplanung, also die Planung von Anzahl, Art und Reihenfolge der Hausbesuche bei Pflegebedürftigen, ständigen Änderungen unterworfen. Neue Patienten kommen hinzu, bereits geplante entfallen beispielsweise durch Krankenhauseinweisung. Auch haben Mitarbeiter bei Diensten, die ohnehin nur rund 6 Stunden dauern, häufig kein Interesse, kurz vor Dienstende eine halbe Stunde Pause zu berücksichtigen. Daher kommt es bei der Realisierung der Ruhepausen immer wieder zu Defiziten.

Normalerweise 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit müssen nach Beendigung der täglichen Arbeit eingehalten werden. In der Pflege kann dies um bis zu eine Stunde unter bestimmten Bedingungen verkürzt werden. Mindestens 10 Stunden Ruhezeit ist aber Pflicht:
§ 5 Ruhezeit: (1) Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben. (2) Die Dauer der Ruhezeit des Absatzes 1 kann in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen, {…} um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung der Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. (3) Abweichend von Absatz 1 können in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen Kürzungen der Ruhezeit durch Inanspruchnahmen während der Rufbereitschaft, die nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen, zu anderen Zeiten ausgeglichen werden.

Bei einem Blick auf die oben genannten Dienstzeiten wird die Problemstellung sofort klar: Wer seinen Dienst nach 20:00 Uhr beendet hat kann unter Berücksichtigung des Arbeitszeitgesetzes nicht am nächsten Morgen um 6:00 Uhr einen Dienst beginnen.

Ein nüchtern formuliertes zusammenfassendes Fazit könnte so lauten:

Pflegekräfte arbeiten in der ambulanten Pflege häufig länger als es das Gesetz erlaubt, halten immer wieder das gesetzliche Mindestmaß ihrer Ruhepausen nicht ein und erhalten wiederholt nicht die gesetzlich vorgesehene Ruhezeit zwischen den Diensten zweier Tage.

b) Beachtung von weiteren Arbeitsschutzbestimmungen in der ambulanten Pflege:

Es gibt natürlich eine Reihe weiterer Arbeitsschutzbestimmungen, die seitens des Arbeitgebers, aber auch des Mitarbeiters zu beachten sind, z.B.:
c) Beachtung von sicherem Schuhwerk
d) Beachtung von notwendiger Schutzkleidung
e) Beachtung im Umgang mit Nadelstichverletzungen
f) Beachtung im Umgang mit Hygienevorschriften
g) Beachtung beim Führen eines Dienst-KFZ
h) Beachtung von Arbeitsschutzbestimmungen bei schwangeren Mitarbeiterinnen
i) Beachtung von Arbeitsschutzbestimmungen von minderjährigen Mitarbeitern
j) …

Diese weiteren Arbeitsschutzbestimmungen werden an dieser Stelle nicht weiter beschrieben, da in diesem Artikel die ambulante Dienstplanung im Vordergrund steht.

6) AGG vs. Flexible und individuelle Absprachen:

„Ich würde gerne bei Ihnen anfangen, muss aber morgens erst meine Tochter zur Schule bringen. Vor 8.00 h kann ich daher nicht arbeiten und ich möchte um 12.00 h spätestens wieder nach Hause fahren, um Mittagessen kochen zu können.“

Stellen Sie diese Bewerberin ein – oder nicht? Dürfen Sie Sonderregelungen vereinbaren? Und wenn ja, dann könnten ja alle anderen Mitarbeiter/innen auch kommen und Wünsche benennen, oder?

„Hallo Tanja*, wenn Du in 3 Wochen in Mutterschutz gehst und danach (wie von Dir beantragt) Deine Elternzeit nehmen willst, kannst Du Dir trotzdem vielleicht vorstellen, in der Elternzeit 2 kurze Abendtouren pro Woche oder ein Wochenende im Monat zu arbeiten? Wir würden Dich gerne weiter bei uns haben. Immer dann, wenn Dein Mann zuhause ist und sich um Euer Kind kümmern kann. Und Du kannst im Beruf bleiben.“   (*Name ist fiktiv)

Fragen Sie aktiv Mitarbeiter/innen, die zunächst (wegen Mutterschutz und Geburt und Elternzeit) Ihren Dienst verlassen?

Arbeitgeber haben alle Mitarbeiter gleich zu behandeln. Eine Diskriminierung ist unzulässig. So könnte man umgangssprachlich den Inhalt des Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) – früher Beschäftigtenschutzgesetz zusammenfassen. Darf ich „Sonderregelungen für einzelne Mitarbeiter/innen“ vereinbaren? Dies ist eine Frage, die ich immer wieder bei Beratungen höre und die grundsätzlich mit „Ja“ unter bestimmten Bedingungen beantwortet werden kann.

Kurze AGG Gesetzeskunde:
§ 6 Persönlicher Anwendungsbereich

(1) Beschäftigte im Sinne dieses Gesetzes sind

1.Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,

2.die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten,

3.Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbstständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind; zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten.

Als Beschäftigte gelten auch die Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis sowie die Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist.

(2) Arbeitgeber (Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen) im Sinne dieses Abschnitts sind natürliche und juristische Personen sowie rechtsfähige Personengesellschaften, die Personen nach Absatz 1 beschäftigen. Werden Beschäftigte einem Dritten zur Arbeitsleistung überlassen, so gilt auch dieser als Arbeitgeber im Sinne dieses Abschnitts. Für die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten tritt an die Stelle des Arbeitgebers der Auftraggeber oder Zwischenmeister.

(3) Soweit es die Bedingungen für den Zugang zur Erwerbstätigkeit sowie den beruflichen Aufstieg betrifft, gelten die Vorschriften dieses Abschnitts für Selbstständige und Organmitglieder, insbesondere Geschäftsführer oder Geschäftsführerinnen und Vorstände, entsprechend.

§ 7 Benachteiligungsverbot

(1) Beschäftigte dürfen nicht wegen eines in § 1 genannten Grundes benachteiligt werden; dies gilt auch, wenn die Person, die die Benachteiligung begeht, das Vorliegen eines in § 1 genannten Grundes bei der Benachteiligung nur annimmt.

(2) Bestimmungen in Vereinbarungen, die gegen das Benachteiligungsverbot des Absatzes 1 verstoßen, sind unwirksam.

(3) Eine Benachteiligung nach Absatz 1 durch Arbeitgeber oder Beschäftigte ist eine Verletzung vertraglicher Pflichten.

§ 8 Zulässige unterschiedliche Behandlung wegen beruflicher Anforderungen

(1) Eine unterschiedliche Behandlung wegen eines in § 1 genannten Grundes ist zulässig, wenn dieser Grund wegen der Art der auszuübenden Tätigkeit oder der Bedingungen ihrer Ausübung eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung darstellt, sofern der Zweck rechtmäßig und die Anforderung angemessen ist.

(2) Die Vereinbarung einer geringeren Vergütung für gleiche oder gleichwertige Arbeit wegen eines in § 1 genannten Grundes wird nicht dadurch gerechtfertigt, dass wegen eines in § 1 genannten Grundes besondere Schutzvorschriften gelten.

§ 10 Zulässige unterschiedliche Behandlung wegen des Alters

Ungeachtet des § 8 ist eine unterschiedliche Behandlung wegen des Alters auch zulässig, wenn sie objektiv und angemessen und durch ein legitimes Ziel gerechtfertigt ist. Die Mittel zur Erreichung dieses Ziels müssen angemessen und erforderlich sein.  […]

Zusammenfassend kann für den Pflegedienst festgehalten werden, dass eine Diskriminierung allgemein bezogen auf die Person oder das Alter oder die Vergütung (und weiterer Gründe) unzulässig ist.

Vereinbarungen z.B. mit jüngeren Müttern oder Rentnern oder aufgrund anderer Situationen sind zulässig und werden auch im Team der gesamten Mitarbeiterschaft akzeptiert und mitgetragen, wenn sie begründbar und nachvollziehbar sind. Jeder Mitarbeiter erfährt dadurch: Mein Arbeitgeber ist grundsätzlich bereit, mir im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten bei meinen Wünschen und Planungen entgegenzukommen.

In der Pflegepraxis gewinnen sogar Pflegedienste weitere Mitarbeiter/innen und sind als Arbeitgeber interessant, wenn eine unternehmerische Bereitschaft vorhanden ist, differenzierte, zeitlich befristete Vereinbarungen mit Mitarbeiter/innen zu treffen und dies offen und transparent im Team zu kommunizieren. Dies gehört zum mitarbeiterorientierten Personalmanagement und zeichnet moderne Pflegedienste aus.

7)      Bestimmungen für den Dienstplan:

Und auch der Dienstplan selbst unterliegt einigen rechtlichen und formalen Bestimmungen:

1. öffentlich-rechtliche Bestimmungen, vor allem das Arbeitszeitgesetz und
2. privatrechtliche Bestimmungen, wie Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und /oder Arbeitsvertrag.
3. Formular- und Formvorschriften

Auf einige Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes ist schon eingegangen worden. Hinzu können noch trägerspezifische Bestimmungen aus dem jeweiligen Tarifvertrag oder aus Betriebs- oder Dienstvereinbarungen kommen, z.B. bis wann der Dienstplan verbindlich veröffentlicht und ausgehängt werden muss.

Für einen Dienstplan gibt es weiterhin nachstehende Formular- und Formvorschriften:

1. A) Ein Dienstplanformular muss übersichtlich sein. Z.T. gibt es regionale Vorgaben der jeweiligen Heimaufsicht oder Aufsichtsbehörde. Das Format sollte DIN A 3 betragen, was jedoch keine vorgeschriebene Größe ist.
2. B) Auf dem Dienstplan muss die Legende vorhanden sein, d.h. eine eindeutige Symboldarstellung und Erläuterung aller Symbole/Kürzel Häufig werden wird der Frühdienst mit F, der Spätdienst mit S, der Teildienst mit T oder TD usw. und einer arabischen Ziffer benannt. Außerdem werden entsprechende Kürzel für Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Freizeitausgleich, usw. festgelegt.
3. C) Eine einheitliche Symbolik (Verwendung der Kürzel) innerhalb einer Einrichtung bzw. bei einem Trägerverbund mit mehreren Pflegediensten oder Filialen ist notwendig, um eine Nachvollziehbarkeit auch nach langer Zeit sicherzustellen. Außerdem erleichtert sie es allen Mitarbeiter/innen, den Dienstplan (auch z.B. bei einem Wechsel in eine andere Filiale zu verstehen.
4. D) Der Dienstplan ist arbeitsrechtlich ein Dokument. Bleistifteinträge oder Radierungen, Tipp-Ex, Füller sind wegen des Gebotes der Echtheit nicht zulässig. Streichungen bis zur Unkenntlichkeit der Daten ist ebenfalls nicht erlaubt. Eintragungen und Änderungen müssen zweifelsfrei nachvollziehbar sein: „Neben der Wahrheit muss das Dokument auch Klarheit“
5. E) Änderungen auf dem Dienstplan dürfen nicht von Mitarbeitern, sondern nur von der entsprechenden Pflegedienstleitung nachvollziehbar eingetragen werden.

Es hat sich bewährt, dass pro Mitarbeiter mind. drei Zeilen vorhanden sein sollten. Die erste Zeile für den geplanten Dienst (SOLL-Dienst), die zweite Zeile für abweichende Dienste (angeordnete Änderungen) und die dritte Zeile für die Abweichungen vom Soll-Plan (IST-Dienste, z. B. in Form der Angabe der zusätzlich gearbeiteten Minuten). In manchen Dienstplänen gibt es zusätzlich eine 4. Zeile, in der die Anordnung der Änderungen per Namenszeichen der/des Vorgesetzten bestätigt werden muss.

Außerdem sind immer anzugeben:

• Vor- und Nachname des Mitarbeiters
• Die Qualifikation des Mitarbeiters
• die Sollarbeitszeit (Beschäftigungsgrad, -umfang, auch als Prozentangabe möglich)
• der Nachweis für auszugleichende Feiertage, Mehr- und Überstunden (praktisch bedeutet dies das Kenntlichmachen der entsprechenden Ausgleichtage im Ausgleichszeitraum)
• der Dienstplanzeitraum (z.B. Februar 2017)
• der Pflegedienst, für den dieser Plan gilt
• das Erstellungsdatum, die Unterschrift des Erstellenden und die genehmigende Unterschrift der Pflegedienstleitung, wenn diese die Erstellung delegiert hat.
• die Abschlussunterschrift der beiden genannten Funktionsträger erfolgt nochmals nach Abrechnung des so genannten IST-Planes.

Wie lange im Voraus der Dienstplan aushängen muss, ist nicht allgemein verbindlich, aber ggfls. durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung geregelt. Viele Pflegedienste gehen wie folgt vor: a) Einholen der Wünsche der Mitarbeiter für den Folgemonat bis zum 05. oder 10. des aktuellen Monats. b) Erstellen des Dienstplanes unter Berücksichtigung der dienstlichen Notwendigkeiten, der genehmigten Urlaubsanträge und der Wünsche der Mitarbeiter c) Vorabinformation (Voraushang) bis zum 15. des aktuellen Monats. Rückmeldungen von Mitarbeitern bei dringenden Änderungswünschen d) Aushang des verbindlichen Planes am 15. des aktuellen Monats.

Einen Dienstplan seitens der Pflegedienstleitung adäquat zu führen und diesen als Dokument zu betrachten ist grundsätzlich notwendig …

1. A) zur eigenen Sicherheit (Beweis der geleisteten Arbeit, haftungsrechtliche Sicht)
2. B) zur Information von Mitarbeiter/innen und Vorgesetzten
3. C) zur Steuerung der weiteren Dienstplanung und
4. D) als Nachweis für den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MdK), die Heimaufsicht und andere Institutionen.

8)      Dienstplanmodelle:

Dieser Abschnitt zeigt nun Dienstplanmodelle für ambulante Pflegedienste, die häufig angewandt werden bzw. gibt weitere Ideen zur Anregung, die eigene Dienstplangestaltung weiterzuentwickeln.

Die nachfolgenden Dienstplanmodelle zeigen jeweils 5 Mitarbeiter eines ambulanten Dienstes mit verschiedenem Stundenumfang pro Woche. Es geht in den Beispielen nicht darum, dass bei jedem Tag ein Früh- und ein Spätdienst vorhanden ist, sondern um die verschiedenen Planungsansätze. Weiterhin wird davon ausgegangen, dass der Pflegedienst eine Reihe von weiteren Mitarbeitern beschäftigt und mehrere Früh- und Spättouren fährt. Aufgrund der tatsächlichen Fahr- und Pflegezeiten bei den Patienten kann die SOLL-Planung nur die monatliche vereinbarte Arbeitszeit tendenziell erreichen. Geringe Plus- oder Minusstunden in der Planung sind die Regel. Wenn eine SOLL-Dienstplanung schon grundsätzlich immer die vereinbarte Arbeitszeit überschreitet, ist das ein Zeichen für zu viele angenommene Patienten bei zu wenig vereinbarten Mitarbeiterstunden und führt zu einem ständigen Anwachsen von Überstunden.

Modell 12: 2 (jedes 2. Wochenende Dienst)

Vermutlich das in der ambulanten Pflege am meisten eingesetzte Modell ist das System „jedes 2. Wochenende Dienst“. Dies bedeutet i.d.R. innerhalb der Woche eine verkürzte Tagesarbeitszeit aufgrund der Früh- und Spättouren und einen häufigen Teildienst mit insgesamt längerer Arbeitszeit am Wochenende. In der Regel arbeiten die Mitarbeiter 12 Tage hintereinander und haben 2 Tage frei.

Modell „jedes 3. Wochenende Dienst“

Das Modell „jedes 3. Wochenende Dienst“ unterscheidet sich von dem Modell 12:2 nur dadurch, dass i.d.R. die Mitarbeiter nicht jedes 2. Wochenende arbeiten, sondern durch etwas längere Tagestouren nur jedes dritte Wochenende zum Dienst kommen müssen. Dafür bedarf es mehr „Köpfe und Hände“, d.h. mehr Mitarbeiter, um alle Touren abdecken zu können als im vorhergehenden Modell.

Hier wird schon deutlich: Mitarbeiter/innen mit mehr als 35 Std./ Woche müssen z.T. häufiger Teildienste leisten, damit die wöchentliche bzw. monatliche Arbeitszeit erreich werden kann.

Modell „7:7“

Dies Modell, dass eher in der stationären Pflege angewandt wird, geht von dem Ansatz aus, eine Woche zu arbeiten und eine Woche frei zu haben. In der ambulanten Pflege ist dies eher selten, wird aber bei häuslichen Intensivpflegediensten z.T. mit 12 Stunden Schichten angewandt.

Interessant kann das Modell bei Teilzeitkräften sein, die ihre Teilzeitbeschäftigung nicht auf 5 Tage a 4-5 Stunden aufteilen können und wollen, sondern bereit sind, mehrere Tage „wie Vollzeit“ zu arbeiten, um anschließend mehrere Tage frei zu erhalten.

Für 39 oder 40 Stunden Kräfte ist das Modell kaum noch mit 7:7 umzusetzen; es wird eher ein 8:6.

Weiterhin ist dies in der ambulanten Pflege nur umzusetzen, wenn die Anfahrtswege für die Mitarbeiter/innen nicht weit sind, weil ansonsten auch dadurch noch weitere Belastungen entstehen.

Modell Wunschfrei

Das Modell Wunschfrei ist ein sehr mitarbeiterorientierter Ansatz, der natürlich die Balance zwischen der Versorgungsnotwendigkeit der Patienten und den arbeitsrechtlichen Bedingungen berücksichtigt und in der Praxisanwendung von 4 Prämissen ausgeht:

1. a) Die Mitarbeiter/innen teilen bis zu einem definierten Zeitpunkt ihre Frei-Wünsche des Folgemonats mit
2. b) Die Mitarbeiter/innen sollen nicht mehr Tage incl. Wochenende arbeiten, als es Arbeitstage in dem jeweiligen Monat gibt
3. c) Die Mitarbeiter/innen arbeiten höchstens 10 Tage, in Ausnahmefällen 11 Tage am Stück.
4. d) Urlaub (ist heilig) und Wunsch-Frei ist seitens der Leitung möglichst zu berücksichtigen
5. e) Der ausgehängte Dienstplan ist für die Mitarbeiter verbindlich. Kurzfristige Ausnahmen (Wechsel von Diensten) sind nach Absprache mit der Leitung möglich, bedürfen aber deren Genehmigung. Dabei können i.d.R. nur gleiche Dienste getauscht werden (z.B. Früh mit Früh)

Der Dienstplan für den nächsten Monat entsteht konkret jeweils nach folgender Systematik:

15. a) Die Mitarbeiter/innen teilen bis zum 15. des Monats ihre Frei-Wünsche für den Folgemonat per Zettel in einen Zettelkasten mit. Der Name und die gewünschten Frei-Tage bzw. Urlaubstage im Folgemonat werden aufgeschrieben. Wenn kein Zettel eingeworfen wird, erklärt der Mitarbeiter, dass ihm egal ist, wann er frei hat und wann er arbeitet.
16. b) Die PDL erstellt bis zum 20. des Monats den Dienstplan in Abstimmung mit den Teamleitungen für den Folgemonat und hängt ihn aus.
17. c) Dienstplanänderungen aufgrund von Wünschen oder dienstlichen Notwendigkeiten (z.B. wegen Erkrankung) werden von der Leitung entsprechend nachgetragen.

Dieses seit Jahren praxiserprobte Modell wird in der Mitarbeiterschaft positiv bewertet und ermöglicht, dass Mitarbeiter zufrieden ihre Dienste leisten und achtet gleichzeitig auf eine Begrenzung bei den manchmal entstehenden Überstunden, da nicht jeder Monat ausgeglichen geplant werden kann bzw. im Rahmen der IST-Touren geleistet wird.

Weitere Ideen aus der Praxis:

Rentner-Tour:

Sie kennen Mitarbeiter/innen, die froh sind, wenn sie in Rente gehen können – und sie kennen welche, die eigentlich noch gerne (verringert) weiterarbeiten möchten. Haben Sie Dienstvereinbarungen zur Beschäftigung von Rentnern? Nein? Warum nicht?

Je mehr Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die flexibel arbeiten können oder wollen, desto eher kann die Pflegedienstleitung auch bei Erkrankungen oder kurzfristen Mehranfragen reagieren. Mitarbeiter/innen, die in Rente sind und eine Rentner-Tour fahren können, helfen dem Pflegedienst, fühlen sich noch weiterhin wertgeschätzt, bringen immense Erfahrung mit und sind häufig noch wichtige Bindeglieder in ihrem eigenen Quartier zu ihrem Pflegedienst.

Bei einer entsprechenden Dienstvereinbarung für eine Beschäftigung von Rentnern ist darauf zu achten, dass eine Teilzeitvereinbarung getroffen wird, damit neben der Arbeit auch andere Interessen wieder beim Rentner geweckt werden können, dass eine verkürzte Kündigungszeit für beide Seiten möglich ist und dass grundsätzlich eine Befristung (z.B. 2 Jahre) vereinbart wird, um auch als Pflegedienst ein Ausstiegsszenario haben zu können.

Tour im Erziehungsurlaub:

Wie viel Potential wird verschenkt, weil Mitarbeiterinnen im Rahmen des Mutterschutzes ausscheiden und auch im Erziehungsurlaub nicht vom Pflegedienst aktiv angesprochen werden? Wenn das Kind versorgt ist, dann kann die junge Mutter z.B. 3 Abendtouren pro Woche fahren. Oder einen Wochenenddienst pro Monat. Gleichzeitig signalisiert der Pflegedienst sein weiteres Interesse an der Mitarbeiterin und diese fühlt sich weiterhin aktiv mit dem Pflegedienst verbunden.

Für die Pflegedienstleitung bietet dies die Chance, wie auch mit den aktiven Rentnern variabel planen zu können.

Entsprechende rechtliche Rahmenbedingungen bzgl. Einsatzzeiten und Verdienstgrenzen im Erziehungsurlaub sind zu beachten.

9)      Differenzierte Tätigkeiten und parallele Dienstplanmodelle in der ambulanten Pflege

Da viele Pflegedienste heute „Pflege- und Betreuungsdienste“ sind, und nicht nur examinierte Pflegekräfte beschäftigen, sondern auch Pflegehelferinnen, Betreuungskräfte, z.B. Fahrer für die eigene Tagespflege oder Essen auf Rädern oder einen Behindertenfahrdienst, Alltagsassistenten usw., deren Arbeitszeiten wiederum von denen der examinierten Pflegekräfte variieren, kann eigentlich eine Dienstplanung nicht mehr nur aus einem Modell bestehen, sondern würde verschiedene Komponenten der o.a. Beispiele beinhalten.

Unter der Prämisse, dass natürlich die Patienten und Kunden entsprechend versorgt, unterstützt und begleitet werden, haben sich bei vielen Pflegediensten folgende Ansätze entwickelt:

1. a) Frühzeitige Abfrage des „Haupturlaubwunsches“ z.B. im Nov./ Dez. für das Folgejahr, damit auch die Urlaubswünsche und -ansprüche auf das Jahr verteilt mit geplant werden können.
2. b) Abfrage von Mitarbeiter-Wünschen für den Dienstplan des kommenden Monats bis jeweils zum 10. eines Monats.
3. c) Einsatz von examinierten Pflegekräften mit der Option jedes 2. oder 3. Wochenende Dienst.
4. d) Einsatz von Betreuungskräften/ Alltagsassistenten in der Woche nach Vereinbarung. Zusätzlich am Wochenende je nach Nachfrage.
5. e) Offene Kommunikation über (zeitlich befristete) Vereinbarungen und Regelungen mit einzelnen Mitarbeiter/innen. Die PDL sollte erklären und begründen können, sich aber nicht rechtfertigen müssen.
6. f) Ein Tausch innerhalb des Monates ist tendenziell im Einzelfall zwischen zwei Mitarbeiter/innen möglich, muss aber bei der Vorgesetzten beantragt und von dieser genehmigt werden (Veränderung im Dienstplan).
7. g) Änderungen im Dienstplan dürfen nur Vorgesetzte, nicht aber Mitarbeiter durchführen.
8. h) Viele Über- und Minusstunden sind planerisch zu vermeiden. Bei Bedarf werden ggfls. Arbeitsverträge (Stundenumfang) gemeinsam verändert. Als sinnvoll haben sich Arbeitsverträge mit einer vereinbarten Basisstundenzahl und einem Korridor (bis zu 25 % ist zulässig: z.B. 33 Std./ Woche + Korridor bis 39 Std./ Woche) gezeigt, um Einsatzspitzen ausgleichen zu können und Überstunden zu vermeiden, da die Korridorstunden sofort ausgezahlt werden. (s. auch Arbeitszeitmodelle von Thomas Sießegger)
9. i) Die PDL achtet auf alle Mitarbeiter/innen gleichermaßen.

Fazit:

Wie lange wird wohl die Alleinerziehende, die am Anfang zitiert wurde, bei ihrem Pflegedienst bleiben?

Und wie zufrieden ist die zweite Mitarbeiterin, die sich geäußert hat?

Die Dienstplanung in der ambulanten Pflege ist leider für die Pflegedienstleitung aufwändig und mit einer Reihe von Faktoren belastend. Und leider nur ein monatlicher Rahmenplan, der durch externe und interne Einflüsse sich noch ändern kann.

Aber gleichzeitig ist die Dienstplanung neben anderen Managementbausteinen ein zentrales Instrument, mit dem die PDL oder der Inhaber des Pflegedienstes sein Verständnis in der Personalführung und sein Umgang mit seinen Mitarbeitern deutlich macht bzw. machen kann.