Weniger ist mehr – aber bitte regelmäßig.
Regelkommunikation über Controllinginstrumente als Hilfe für die PDL.

 

Ein häufig ungeliebtes Thema zwischen Inhabern/ Geschäftsführern von Pflegediensten und der Pflegedienstleitung: Controllingdaten, monatliche betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Kennzahlen.

Alle Szenarien sind in Pflegediensten zu finden: Entweder sind die wirtschaftlichen Ziele, Anforderungen und Erwartungen der Inhaber unklar, nicht eindeutig gegenüber der PDL kommuniziert und es wird „zwischendurch“ mal über den wirtschaftlichen Stand des Pflegedienstes gesprochen, oder es werden andererseits Unmengen an Auswertungsdaten von der PDL eingefordert und erhoben. Die aktuelle Software ermöglicht heute unzählige Auswertungen!

Und ich kenne die Seite der PDL, die sich entweder innerlich gegen das Controlling und die Kennzahlen wehrt, weil sie „Pflege“ leiten will oder die sich andererseits so in die Auswertungen vertieft, dass andere Leitungsaufgaben vernachlässigt werden.

Und es gab in der Vergangenheit auch Inhaber = PDL, die mit viel „Gutherz“ sich engagiert und aufgeopfert haben, aber irgendwann feststellen mussten, dass das Konto leer war und sie ihren Pflegedienst schließen mussten. Auch innerhalb der Wohlfahrt gab und gibt es solche Entwicklungen.

Ohne regelmäßige wirtschaftliche Daten und deren Erhebung und Prüfung und daraus abzuleitende Schritte kann kein Pflegedienst dauerhaft existieren.

Die Verantwortung für die Patienten und deren Angerhörigen und für die beschäftigten Mitarbeiter gebietet einen sorgsamen Umgang der Inhaber/ Geschäftsführer und Pflegedienstleitung mit der wirtschaftlichen Seite.

 

Bewährt hat sich in der Praxis:

Ein kurzer und knapper Monatsbericht über inhaltliche und wirtschaftliche Informationen des vergangenen Monats wird durch die PDL am Anfang eines neuen Monats erstellt. Einige Softwareprogramme ermöglichen dies schon. Ansonsten kann auch eine Word-Vorlage oder Exel-Vorlage verwandt werden. Der Bericht sollte auf max. 1-2 Seiten reduziert sein und folgende Felder beinhalten:

1)      Inhaltliche Besonderheiten des letzten Monats: von den Patienten, von den Mitarbeitern (z.B. höhere Krankenquote wg. Grippe), Sonstiges, das mitzuteilen ist

2)      Controllingdaten:

Erträge SGB XI, Erträge SGB V, Erträge Selbstzahlerleistungen (aus Abrechnung), Verteilung der Pflegegrade, Anteil Kombi-Patienten, Umsatz pro Patient, Anzahl der Beratungseinsätze § 37 SGB XI, Gesamterträge, Gesamtkosten (Personal- und Sachkosten)

Dieser wird an den Inhaber/ Geschäftsführer weitergeleitet. Mitte des Monats findet das Regelgespräch zwischen Inhaber/ Geschäftsführer und PDL mit dem Monatsbericht und den BWA Daten aus der Buchhaltung/ vom Steuerberater statt. Besonderheiten im Alltag, allgemeine Personalthemen, Abweichungen vom Plan finden Platz in diesem Gespräch.

Und wichtig: Notwendige und/oder gewünschte Änderungsplanungen etc. werden vereinbart und kurz schriftlich fixiert.

 

Praxistipp:

Das sollten Sie prüfen:

–          Sind die wirtschaftlichen Ziele für den Pflegedienst gemeinsam geklärt?

–          Haben Sie eine Regelkommunikation (z.B. 1x im Monat) vereinbart?

–          Haben Sie Monatsberichten vereinbart und das Verfahren der Erstellung?

–          Gibt es eine Festlegung auf für Ihren Pflegedienst relevante! Kennzahlen?

–          Nutzen Sie die Berichte, Erfahrungen und Erkenntnisse auch für das Jahresgespräch.

 

Der Artikel ist auch nachzulesen in “häusliche Pflege 05/2017 (Management-Tipp)