„Was gibt es für Controlling-Möglichkeiten für Tagespflegen?“, „Gibt es hilfreiche Kennzahlen?“, „Wir schaffen es nicht, unsere Tagespflege aus dem Defizit herauszuholen. Wie kann ich eine Tagespflege wirtschaftlich führen?“ 

Diese und weitere Fragen hören wir wiederholt in unseren Beratungen und Seminaren mit Tagespflegeleitungen oder Geschäftsführungen.

Welche Kennzahlen sind für das Controlling von Tagespflegen wichtig? 

    Ein erstes (nicht zu ernstes) Beispiel dazu:

Ein gutes EDV-gestütztes Rechnungswesen und Controlling kann den Verbrauch von Wurstscheiben am Montag und Dienstag im Verhältnis von Männern und Frauen im Vergleich zu anderen Öffnungstagen errechnen und darstellen. Oder den Verbrauch von Getränken in der Tagespflege im März im Vergleich zum Oktober im Verhältnis der Frauen und Männer. Und es kann diese Vergleiche jeweils als Kennzahlen ausweisen.

Machen diese Auswertungen Sinn? Wir meinen, nein. 

Was sind eigentlich Kennzahlen?

Kennzahlen sind „Maßstabwerte für den innerbetrieblichen (betriebsindividuelle Kennzahlen) und zwischenbetrieblichen (Branchen-Kennzahlen) Vergleich (etwa Betriebsvergleich, Benchmarking). Dabei handelt es sich um eine Zusammenfassung von quantitativen, d.h. in Zah­len ausdrückbaren Informationen. Kennzahlen dienen der Entscheidungsunterstützung, Steuerung und Kontrolle von Maßnahmen. Kennzahlen sind im Zeitvergleich […] auch von Bedeutung im Rahmen der operativen Frühwarnung.“

Gabler Wirtschaftslexikon online, 2020.

Man kann eine Reihe von Kennzahlen ermitteln und auswerten. 

Wir meinen aber: „Weniger ist mehr“.

Für ein praxisnahes Controlling von Tagespflegen schlagen wir 11 relevante Kennzahlen vor:

Kennzahl 1: Belegung (Entwicklung der Belegung)
Kennzahl 2: Verträge/Plätze (Verhältnis der abgeschlossenen Verträge zu den vorhandenen Plätzen
Kennzahl 3: Personalkosten (Planung und Entwicklung der Kosten)
Kennzahl 4: Sachkosten (Planung und Entwicklung der Kosten)
Kennzahl 5: Investition (Aufwand – Ertrag) 
Kennzahl 6: Krankenquote (der Mitarbeiter)
Kennzahl 7: Überstunden (Entwicklung der Überstunden)
Kennzahl 8: Zusätzliche Betreuung (Aufwand-Ertrag) 
Kennzahl 9: Fahrdienst (Aufwand-Ertrag)
Kennzahl 10: Unternehmerisches Risiko
Kennzahl 11: Ergebnisentwicklung gesamt

Mit diesen Kennzahlen können Sie Ihre Tagespflege gut steuern.

Eine detaillierte Erklärung der einzelnen Kennzahlen und zwei Controlling-Dateien sind u.a. in unserem Praxishandbuch für Führungskräfte von Tagespflegen mit dem Titel „Tagespflegen wirtschaftlich führen“. 
Dieses Fachbuch ist erhältlich in unserem Online-Shop unter www.wawrik-pflege-consulting.de und in jedem Buchhandel (ISBN 978-3-347-08782-8) oder auf Amazon.de.