Wirtschaftliche Tourenplanung in Corona-Zeiten? Nicht nötig. 
Der Mehraufwand wird doch erstattet, oder?

Dies ist Teil 2 einer Serie, die in CareKonkret veröffentlicht wurde: Verlässlicher Dienstplan. Wirtschaftliche Tourenplanung. Ausfallmanagement-Instrumente in der ambulanten Pflege.

Als Pflegedienstleitung haben Sie u.a. eine Mitverantwortung dafür, dass die Patienten dauerhaft und verlässlich versorgt werden, die Mitarbeiter sichere Arbeitsplätze haben und regelmäßig ihr Gehalt bekommen können. Was dies mit der Tourenplanung zu tun hat?

Die Rahmenbedingungen für eine stabile Entwicklung eines Pflege- und Betreuungsdienstes werden u.a. auch in der wirtschaftlichen Tourenplanung gelegt, die in der Regel durch die Führungskräfte erstellt wird. Nicht jeder Patient und nicht jede Tour ist „wirtschaftlich“, im gesamten betrachtet müssen die Erträge für die SGB V, XI, XII Leistungen und Privatleistungen jedoch die Personal- und Sachkosten decken.

Da Sie in Zukunft aufgrund des Fachkräftemangels nur begrenzte Personalkapazitäten in der Pflege haben werden, sollte unter Wirtschaftlichkeitsaspekten eine kostendeckende Leistung beim Patienten, ein sinnvoller Personaleinsatz bei der Tourenplanung und die Reduzierung vermeidbarer Fahrzeiten eine hohe Priorität erhalten. Dies bedeutet aber auch, dass nicht mehr der Wunsch des Patienten mit seiner Wunschzeit der Maßstab Ihrer Planung sein kann, sondern wie Sie effizient die Mitarbeiter in der Patientenversorgung einsetzen können.

Anders gesagt: Wenn Sie zwei Mitarbeiterstunden zur Verfügung haben, und Sie könnten a) 2 Patienten versorgen inklusive 42 Minuten Fahrzeiten oder b) 4 Patienten versorgen inklusive 27 Minuten Fahrzeit, wie würden Sie sich entscheiden? 

Touren sollten optimalerweise nach dem Prinzip der „Perlenkette“ geplant werden. Kurze Wege zwischen Patienten und möglichst wenig sich überschneidende Wege. 

Dabei hilft Ihnen moderne Software mit Schnittstellen zu Google-Maps o.ä., so dass Sie sich die Touren auch visuell anzeigen lassen können. Selbst wenn Sie als Führungskraft Ihr Einzugsgebiet Ihres Pflege- und Betreuungsdienstes gut kennen, ein kurzer Blick auf die visualisierte Tour bestätigt Ihre gute Planung oder zeigt Ihnen Optimierungsbedarf.

Damit Ihnen die Software auch anzeigen kann, ob Ihre Tourenplanung wirtschaftlich ist, sind folgende richtig hinterlegte Stammdaten zwingend notwendig:

Die Entgelte für die SGB V und XI Leistungen werden i.d.R. über Schnittstellen zu Ihrem Softwarehaus eingepflegt oder Sie geben selbst den verhandelten Punktwert SGB XI ein. Privatleistungen müssen von Ihnen ergänzt werden.

Die Pflegezeiten (Zeiten für die Pflegeleistungen) sollten Sie überprüfen und an Ihre Realität anpassen. Letztendlich definieren Sie damit u.a. auch die Qualität Ihres Pflegedienstes

Die Personalkosten sollten nach Berufsgruppen bei den Stammdaten hinterlegt sein. Examinierte Pflegefachkräfte kosten bei Tarifgebundenen Trägern derzeit ca. 60 – 70 €/ Std., bei nicht tarifgebundenen Trägern ca. 50 – 60 €/ Stunde.  Auch für Pflegehelfer, Betreuungs- und Hauswirtschaftskräfte müssen die Fachleistungsstunden errechnet und eingepflegt werden.

Damit Ihre Planungen auch so von den Mitarbeitern umgesetzt werden, sind folgende Absprachen zwischen der Leitung und Mitarbeitern wichtig:

  1. Die Touren werden durch die Leitung fair bzgl. der Pflege- und Fahrzeiten geplant.
  2. Die Touren werden so gefahren, wie sie geplant worden sind.
  3. Die Leistungen werden erbracht, die mit dem Patienten vereinbart sind.
  4. Offensichtliche Fehler in der Planung (eine Straße ist dauerhaft gesperrt) oder sinnvolle Alternativrouten zur Verringerung der Fahrzeiten werden ebenso von den Mitarbeitern an die Leitung kommuniziert.
  5. Wünsche der Patienten auf weitere oder andere Leistungen werden umgehend von den Mitarbeitern an die Leitung weitergegeben, damit neue oder andere Vereinbarungen getroffen werden können.
  6. Vom Patienten gewünschte Ehda-oder heimliche Leistungen, die nicht vereinbart sind, sollten freundlich mit dem Hinweis auf den Privatzahlerkatalog oder einer neuen Vertragsvereinbarung mit der Leitung gelenkt werden.

Ein Satz noch zur Corona-Zeit: Die derzeitige gesetzliche Möglichkeit, Mindererträge und Mehraufwendungen befristet erstattet zu erhalten bedeutet nicht, die Touren nicht effizient und wirtschaftlich planen zu müssen. Eine bewusste Missachtung des Wirtschaftlichkeitsgebotes, das im Rahmen- und Versorgungsvertrag verankert ist, kann zu Rückforderungen führen. 

Daher sollte auch in Corona Zeiten Ihr Planungsansatz sein: So effizient wie möglich die Mitarbeiter einsetzen und kurze Wege planen.