Auch in Corona-Zeiten: Verlässliche Dienstplanung sollte ein Muss sein. Oder?

Dies ist Teil 1 einer Serie hier in CareKonkret: Verlässlicher Dienstplan. Wirtschaftliche Tourenplanung. Ausfallmanagement-Instrumente in der ambulanten Pflege.

Kennen Sie das als Pflegedienstleitung auch? Sie haben gerade den Dienstplan für den nächsten Monat erstellt und ausgehängt. Schon kommen die ersten Mitarbeiter und haben Änderungswünsche oder teilen Ihnen mit, dass Sie an dem bestimmten Wochenende nicht arbeiten oder in der Woche eine bestimmte Schicht nicht übernehmen können. 

Und wieder fangen Sie an, den Dienstplan zu ändern. Oder?

Bei einer Reihe von Pflege- und Betreuungsdiensten gibt es auch andere Lösungen und Vorgehensweisen. Zwei Beispiele sollen hier vorgestellt werden:

Modell A: Der Ansatz über den Wunschdienstplan.

Die Pflegedienstleitung steht im Dilemma zwischen der organisatorischen Notwendigkeit, einerseits zur verlässlichen Patientenversorgung Touren in der Woche und am Wochenende besetzen zu müssen und andererseits den Erwartungen oder Bitten der Mitarbeiter nach freien Tagen, entgegenzukommen.

Der Ansatz über den Wunschdienstplan setzt einige Absprachen und Regeln zwischen Leitung und Mitarbeitern voraus. Gehen wir im nachfolgenden Beispiel davon aus, dass der Dienstplan für den Folgemonat am jeweils 15. eines Monats ausgehängt wird. Regeln sind:

  1. Wünsche (max. 3 pro Monat) müssen bis zu einem definierten Zeitpunkt (z.B. bis zum 05. des jeweiligen Monates) der Leitung mitgeteilt werden (z.B. über einen Zettelkasten, ein Wunschbuch, ein Eintrag in einem Kalenderblatt, etc.)
  2. Die Leitung versucht, die Wünsche so weit wie möglich ohne Rechtsanspruch zu berücksichtigen. 
  3. Wer keine Wünsche geäußert hat, signalisiert, dass er flexibel im Folgemonat eingesetzt werden kann.
  4. (Befristete) Vereinbarungen mit Mitarbeitern z.B. bzgl. Dienstbeginn oder -ende wegen Kinderbetreuung etc. werden beachtet. 
  5. Der erstellte und ausgehängte Dienstplan ist verbindlich. Die Berücksichtigung von Änderungswünschen nach dem Aushang gibt es danach nur noch im Einzelfall; wenn ein Mitarbeiter einen Tauschpartner gefunden hat und nur beim Tausch von gleichen Schichten.
  6. Änderungen im Dienstplan werden nur von der Leitung oder einer dazu delegierten Person eingetragen.

Viele Pflegedienste versuchen, den Dienstplan von der Regelung des Wochenenddienstes alle 14 Tage oder von vielen Teildiensten dahingehend zu ändern, dass eher alle 3 oder 4 Wochen ein Wochenende gearbeitet wird oder Mitarbeiter längere Touren erhalten. Dies ist jedoch immer abhängig von dem Mix der Stundenumfänge der Mitarbeiter und der Vereinbarungen, die mit den Patienten getroffen worden sind.

Modell B: Der Ansatz über die Dienstplanerstellung im Team.

Dieses Modell funktioniert nur bei kleineren Pflegediensten mit einem überschaubaren Mitarbeiterteam oder bei größeren Pflegediensten, wenn diese innerbetrieblich mehrere Teams (mit oder ohne Teamleitung) gebildet haben. 

Voraussetzung hierfür sind klare und definierte Vereinbarungen, wie viele Touren im Frühdienst und im Spätdienst und am Wochenende zur Versorgung der Patienten benötigt werden. Weiterhin, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen zur Arbeit auch zu ungünstigen Zeiten herangezogen und gleichbehandelt werden.

Egal, nach welchem Modell Sie Ihren Dienstplan erstellen: Ein Dienstplan sollte frühzeitig, mindestens 14 Tage vor dem Folgemonat erstellt und ausgehängt sein, freie Tage und Wochenenden sollten auch frei bleiben – nicht nur, weil die Mitarbeitergeneration Y und Z dies immer stärker fordern.