Was sollte eine PDL verdienen? – 10 Punkte für eine mögliche Leitungszulage mit Zielvereinbarung

Eine Pflegedienstleitung ist (mit-)verantwortlich für die Umsetzung der unternehmerischen Ziele, einer situativen Personalführung, der Einhaltung inhaltlicher und qualitativer Ziele und gesetzlicher Vorschriften und dazu der wirtschaftlichen Stabilität des Pflege- und Betreuungsdienstes.

Weiterhin führt sie Erstberatungen und Akquise durch, muss täglich die Soll- und IST-Tourenplanung prüfen, wird manchmal am späten Abend oder frühen Morgen noch angerufen, weil ein Notfall entstanden ist. 

Und ist oftmals mit anderen engagierten Mitarbeiter*innen das „Herz“ des Pflege- und Betreuungsdienstes.

Daher muss! eine Pflegedienstleitung eine adäquate Vergütung mit einem entsprechenden Abstand zu den Pflegefachkräften erhalten. Vielfach fährt die PDL auch einen höherwertigen Dienstwagen mit Privatnutzung.

Im TvÖD, in den Arbeitsvertragsrichtlinien der Caritas oder Diakonie o.ä. werden Leitungskräfte abhängig von der Anzahl der ihr unterstellten Mitarbeiter*innen eingruppiert. 
Die Kritik innerhalb der Wohlfahrtspflege lautet, dass häufig Pflegefachkräfte mit langjähriger Betriebszugehörigkeit und höheren Erfahrungsstufen mehr Gehalt bekommen als eine PDL, die einen kleinen oder mittelgroßen Pflege- und Betreuungsdienst leitet. Formell lt. Tarif korrekt, darf in der Praxis aber eigentlich nicht sein.

Eine weitere Kritik aus Reihen der Wohlfahrt und inhabergeführter Dienste lautet, dass das besondere Engagement von einzelnen Mitarbeiter*innen oder der PDL nicht gewürdigt wird. Die Eingruppierung und die Erfahrungsstufensteigerungen erfolgen aufgrund der Qualifikation und Berufstätigkeit bzw. Betriebszugehörigkeit. Daher haben sich viele inhabergeführte Dienste im September 2022 auch für die Anwendung des „regionalen Entgeltes“ entschieden.

Ein Weg, Pflegedienstleitungen adäquat zu vergüten und ihr (besonderes) Engagement zu würdigen, kann über eine entsprechende tarifliche Eingruppierung + einer Leitungszulage nach Zielerreichung erfolgen.

„Klar führen wir mit Zielen. Wir setzen uns einmal im Jahr zusammen und tauschen uns aus. Und dann geht es wieder zurück zur Arbeit. Wir haben ja viel zu tun und die Patienten müssen versorgt werden.“

Diese sicherlich etwas platte und auch provokative Zusammenfassung eines Inhabers beschreibt natürlich nicht eine gewünschte und hilfreiche Zielvereinbarung, aber eher manche Realität inzwischen PDL und Geschäftsführung.

Dabei gibt das Führen durch Zielvereinbarung zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten – Unternehmen als Ganzes, Führungskräfte und auch Mitarbeiter.

Bei einem ambulanten Pflegedienst sind die wichtigsten Akteure die Leitungskräfte und Mitarbeiter*innen. Motivierte, engagierte, den Pflegedienst beim Patienten und im privaten Umfeld gut vertretende Leitungskräfte und Mitarbeiter*innen sind wünschenswert, aber aufgrund von wissenschaftlichen Untersuchungen nicht immer die Regel. Und der Grad der Motivation von Mitarbeiter/innen ist durchaus bei motivierten oder demotivierten Mitarbeiter*innen und Leitungskräften abhängig vom jeweiligen Leitungs- und Führungsverhalten der Vorgesetzten.

Das Führen mit Zielvereinbarungen ist ein Führungsinstrument, das in das unternehmerische Qualitätsmanagement gehört. Dies bedeutet, dass die Geschäftsführung oder der/die Geschäftsinhaber/in (bei kleineren Pflegediensten häufig auch gleichzeitig die Pflegedienstleitung) zunächst als Grundlage einer Zielvereinbarung sich selbst mit einigen Themen beschäftigen muss: 

Die Klärung von Unternehmensziele, Beteiligungsprozessen mit Führungskräften und Mitarbeitern und eine transparente Kommunikation sind wichtige Schlüsselbegriffe. 

Wenn Visionen, Ziele und Strategieplanungen geklärt und „im Betrieb“ verankert sind, in dem z.B. ein Leitbild (gemeinsam) oder ein „Leitspruch“ (Vision) entwickelt worden ist und (neue) Vereinbarungen über eine Regelkommunikation mit Führungskräften und/oder Mitarbeiter/innen getroffen worden sind, sind damit wichtige Grundlagen für das Führen durch Zielvereinbarungen gelegt.

Die Vorteile von Führen durch Zielvereinbarungen können wie folgt zusammengefasst werden:

Vorteile für das Unternehmen „Pflege- und Betreuungsdienst“:

• Das Erstellen einer strategischen Unternehmensplanung und strategischen Zielen, die von allen getragen werden
• Es gibt mehr Sicherheit bzgl. künftiger Entwicklungen und Reduzierung von Widersprüchen und Ad-hoc-Planungen
• Es ermöglicht eine Konzentration auf Aufgaben mit hoher Priorität
• Es dient einem Aufbau einer einheitlichen Führungskultur und als Teil somit auch einem besseren Betriebsklima
• Es fördert die Beteiligung von Mitarbeitern als wichtige „Akteure“ des Unternehmens

Vorteile für die Führungskräfte im Pflegedienst:

• Es führt zu eigenen Klarheiten über die kurz- mittel- und langfristigen Unternehmensziele
• Es gibt die Chance einer eigenen besseren Beteiligung und Mitwirkung am Pflegedienst
• Es ermöglicht eine sachliche Lösung von im Alltag entstehenden Konflikten durch die Orientierungsmöglichkeit an gemeinsamen Zielen 
• Es verringert (schädliche) Improvisationen und Ad-hoc-Entscheidungen
• Es gibt die Möglichkeit der Delegation von Routineaufgaben auf nachfolgende Teams/ Mitarbeiter
• „Kontrolle“ kann sich auf die Überprüfung der Zielerreichung und der Analyse der Abweichung reduzieren
• Es gibt einen Maßstab für eine Überprüfung der Leistung der Mitarbeiter anhand der Zielvereinbarungen

Vorteile für die Mitarbeiter/innen

• Kenntnis über und Verständnis für die Unternehmensziele
• Mitwirkungsmöglichkeit der eigenen kreativen Potentiale bei der Zielvereinbarung
• Größere Zufriedenheit und höhere Motivation durch Beteiligung
• Wertschätzung der Position des Mitarbeiters, dadurch mehr Mitverantwortung und Verantwortungsbereitschaft
• Erfolgserlebnisse, wenn die Ziele erreicht werden.

Führen durch Zielvereinbarung ist ein Prozess. Aber es gibt mehr Vorteile als mögliche Misserfolge, daher sollte dieses Führungsinstrument genutzt werden.

„Wir wissen nicht, wo der Chef hinwill“. „Was sind die Pläne der nächsten Zeit?“ „Wir erfahren Informationen nur aus der Zeitung“ oder „per Zufall“. 
Dass sollte Vergangenheit sein.

Jahresgespräch: Lästiges Übel oder hilfreiche „Pflichten“ für Geschäftsführung/Inhaber und Pflegedienstleitungen

Gelingende Faktoren des „Führens durch Zielvereinbarungen“ sind:

a) das Leitungsverständnis und die Haltung der Geschäftsführung/ Inhaber und Führungskraft, b) das strukturierte Instrument des Jahresgespräches.

„Meine Chefin macht am liebsten alles selbst. Man kann es ihr nie recht machen. Immer hat sie noch was zu kritisieren. Heute gibt sie mir einen Auftrag und übermorgen hat sie selbst schon die Aufgabe erledigt. Anderen Mitarbeitern geht es genauso. Heute rechtsrum, morgen linksrum. Wie soll es im nächsten Jahr weitergehen? Keine Ahnung. Viele Mitarbeiter wie ich auch haben eigentlich gute Ideen, aber sie gehen unter oder wollen nicht gehört werden. Wenn die Patienten nicht wären, würde ich vielleicht woanders hingehen…“ Ursula K. (PDL)

Führen durch Zielvereinbarung verlangt von der Führungskraft oder den Vorgesetzten nicht nur die im ersten Teil beschriebenen Grundlagen, sondern auch eine eigene Haltung, mit Zielen führen zu wollen. 
Dies bedeutet anders als in der Aussage von Ursula K., dass der PDL Perspektiven klar sind und ihr zugetraut wird, eine zwischen Geschäftsführung/ Inhaber und Führungskraft gemeinsam vereinbarte längerfristige Aufgabe zu erledigen, selbst wenn dieser es anders löst als die Geschäftsführung selbst. Es bedeutet, für alle Beteiligten transparent, offen, klar zu sein, und nach einer gemeinsamen Zielvereinbarung die PDL zunächst selbst machen zu lassen. Die Aufgabe delegieren zu wollen und Vertrauen in die PDL zu haben. Das Ergebnis ist das wichtige, weniger der Weg dahin.

Ein hilfreiches Instrument des Führens durch Zielvereinbarung ist das strukturierte Jahresgespräch. 

Leitungsgespräche und Kommunikation mit der Geschäftsführung findet i.d.R. täglich oder in bestimmten oder vereinbarten Rhythmen statt. Auch hier findet natürlich Kommunikation und Führung zwischen den vorgesetzten Personen statt.  Diese Leitungsgespräche sind aber eher spontan oder anlassbezogen und haben i.d.R. einen kurzfristigen Themenhorizont.

Führen durch Zielvereinbarung im Rahmen eines Jahresgespräches findet in der Regel einmal im Jahr ohne aktuellen Anlass angekündigt, vertraulich und partnerschaftlich geführt und von beiden Seiten vorbereitet in einem störungsfreien Rahmen und mit ausreichender Zeit statt.

Was sind die üblichen Ziele eines Jahresgesprächs: 

• Das Jahresgespräch mit der PDL ist ein „Reflexions- und Strategiegespräch“.
• Die Entwicklung und die gegenseitigen zukünftigen Erwartungen sowie die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und anderen Mitarbeitern werden geklärt und Rückmeldungen zu seinen Leistungen gegeben.
• Für Leitungskräfte, die eine Leitungszulage oder Gratifikation erhalten sollen/können, werden im Jahresgespräch „smarte“, messbare und umsetzbare Ziele für das künftige Jahr ergänzt und vereinbart.

Vereinbarte Ziele im Rahmen des Jahresgesprächs müssen SMART sein. Dieses Wort steht für die Begriffe:

Und noch eins: Ein Jahresgespräch sollte vorbereitet, strukturiert, wertschätzend und zielvereinbarend geführt werden. Aber nicht „Punkt für Punkt“ auf einer „Checkliste“ abarbeitend, sondern im freien und gelenkten Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.

Falls im Pflegedienst mit Bonus oder anderen Anreizen für die Führungskräfte und/oder Mitarbeiter und/oder das Team gearbeitet wird, ist die Vereinbarung von Zielen im Rahmen der Zielerreichung und ggfls. Ausschüttung besonders wichtig.

Die Bedeutung von Boni und anderen Anreizsystemen hat bei Führungskräften eine andere Bedeutung und einen anderen Stellenwert, besonders, wenn dies arbeitsvertraglich so vereinbart ist.

Grundsätzlich bin ich der Meinung, dass auch Führungskräfte in der Sozialwirtschaft (und dazu zähle ich auch den Pflegemarkt) angemessen für ihre Leistung und Verantwortung entlohnt werden müssen. Dazu helfen Tariforientierungen und -vereinbarungen. Eine PDL und Führungskraft sollte aber darüber hinaus für besonderes Engagement oder vereinbarter Zielerreichung noch ergänzend eine Leitungszulage oder Gratifikation erhalten.

Wenn ein Pflegedienst 30 – 50 Mitarbeiter beschäftigt und von einer PDL geführt wird, dann ist das im Grunde ein kleines mittelständiges Unternehmen. Ein angemessenes Gehalt für eine Führungskraft ist aufgrund der Personal- und Führungsverantwortung somit richtig und auch zu fordern. Dazu gehört heute sicherlich auch ein Dienst-KFZ mit der Möglichkeit der privaten Nutzung und die Vereinbarung einer flexiblen Arbeitszeit.

Mit Führungskräften in der Pflege (PDL, Teamleitungen) könnten im Jahresgespräch in der Zielvereinbarung z.B. folgende Ziele vereinbart werden, für die eine weitere Gratifikation ausgelobt wird:

Diese Ziele können mit Prozent-Werten hinterlegt werden wie in diesem Beispiel:

Zielerreichung von 95% oder mehr:      Einmalige Gratifikation von 1-1,5 Monatsgehälter. 
Mehr nicht, damit kein Anreiz nur für eine kurzfristige Zielerreichung geschaffen wird. 

76 – 94 %:                                            80 % eines Monatsgehaltes

60 – 75 %                                             50 % eines Monatsgehaltes

Natürlich kann eine Leitungszulage i.d.R. nur ausgeschüttet werden, wenn der Pflege- und Betreuungsdienst eine wirtschaftliche Stabilität und Grundlage und einen Überschuss erwirtschaftet hat, von dem ein Teil ausgeschüttet werden kann.

Konkret würde dies an Gehaltszahlung für eine PDL bedeuten: 12 Monatsgehälter nach Tarif, entsprechendes Weihnachtsgeld oder eine Einmalzahlung gem. Tarif. Ausschüttung z.B. nach Jahresabschluss des vergangenen Jahres im April oder Mai des Folgejahres je nach Zielerreichung.

Mit einer entsprechenden Zielvereinbarung hat die PDL oder Führungskraft klare Perspektiven und einen klaren Auftrag seitens des Trägers und ist im Rahmen der gemeinsamen Vereinbarung daran beteiligt und kann nach (Teil)Erreichung der Ziele auch eine klare Anerkennung erhalten. 

Gelingende Faktoren für das Jahresgespräch sind eine offene Kommunikation, eine frühzeitige Terminabsprache, eine Vorbereitung von beiden Gesprächsteilnehmern, ein geschützter und passender Gesprächsraum, Arbeitshilfen wie ein Vorbereitungsbogen und ein Protokollbogen.

Von jedem Jahresgespräch wird ein Protokoll angefertigt. Es hat sich in der Erfahrung bewährt, dass der/die PDL dieses schreibt. Eine Protokollvorlage kann beim Erstellen hilfreich sein. Das Protokoll muss zeitnah (max. 14 Tage) erstellt werden und nach Durchsicht von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet werden. Es dient als Rahmen und Vereinbarung für den nächsten Zeitraum und als Reflexionsbasis für das nächste Jahresgespräch.

Abschließend sei aber auch noch einmal gesagt: Geld oder „mehr Geld“ ist nicht allein der Motivationsgrund, warum eine PDL oder Führungskraft in einem Pflegedienst tätig ist.

Wenn seitens der Geschäftsführung oder der Inhaber nicht freundlich und respektvoll mit der PDL und Führungskraft umgegangen wird, wenn die Stärken und Talente nicht genutzt, wenn die Leistungen nicht anerkannt und geschätzt werden, wenn keine Mitbeteiligung in Entscheidungsprozessen stattfindet und wenn sie keine Unterstützung bei Problemen erfahren und mit Schwierigkeiten alleine gelassen werden, dann helfen Boni und andere Gratifikationen nur bedingt.

Führen durch Zielvereinbarungen unterstützt einen partnerschaftlichen und wertschätzenden Führungsstil, entlastet Inhaber und Geschäftsführer, ermöglicht Engagement bei Führungskräften und Mitarbeitern und stärkt den Pflegedienst auf seinem Weg in die Zukunft.

*für Boni und andere Gratifikationen gibt es steuerrechtliche Grenzen und Vorschriften. Bitte klären Sie Ihre Pläne vorab mit Ihrem Steuerberater, damit keine nachträgliche Versteuerung entsteht und Sie und die Mitarbeiter belastet.

** Umsatzziele muss jeder Pflegedienst individuell festlegen