Corona, Krisen und sonstige Katastrophen.

Corona, Krisen und sonstige Katastrophen. Was lernen wir daraus?

Wenn wir in die Vergangenheit zurückblicken, dann gab es immer wieder Krisen, Katastrophen und auch Pandemien wie derzeit.

Was ist mit den einzelnen Begriffen gemeint?

„Eine Krise bezeichnet im Allgemeinen einen Höhepunkt oder Wendepunkt einer gefährlichen Konfliktentwicklung in einem natürlichen oder sozialen System, dem eine massive und problematische Funktionsstörung über einen gewissen Zeitraum vorausging und die eher kürzer als länger andauert.“ (Wikipedia). Diese können einen internen oder externen Auslöser oder Grund haben.

Krisen können intern entstehen (z.B. der Inhaber des Pflegedienstes und der Tagespflege liegt nach einem Unfall im Koma und es gibt keine Vertretungsregelung, so dass Gehälter nicht angewiesen oder Rechnungen nicht bezahlt werden können).

Oder es gibt z.B. eine (Belegungs-)Krise mit externem Auslöser, weil sich in Ihrer Kleinstadt hartnäckig das Gerücht hält, dass die Gäste verdorbene Lebensmittel erhalten.

Als „Katastrophe“ bezeichnet der Duden ein „schweres Unglück, Naturereignis mit verheerenden Folgen“. 

Erinnern Sie sich vielleicht noch an das Münsterländer Schneechaos am 1. Adventswochenende 2005, welches das Münsterland, Ruhrgebiet, das bergische Land und das südliche Emsland ab dem 25. November 2005 traf und mehrere Tage andauerte?

Etliche Strommasten konnten das Gewicht des schweren Schnees auf den Leitungen nicht mehr tragen und knickten um. Abgefallene Äste führten zu Leitungsbrüchen und Kurzschlüssen. Betroffen von dem Stromausfall waren laut RWE rund 250.000 Menschen in 25 Gemeinden. Für die Kreise Steinfurt und Borken wurde Katastrophenalarm ausgelöst. Selbst vier Tage nach Ende des Schneefalls waren noch nicht alle Orte wieder an das Stromnetz angeschlossen. 

Oder wer erinnert sich noch an den Orkan Kyrill, der am 18./19. Januar 2007 das öffentliche Leben in weiten Teilen Europas beeinträchtigte und in Böen Windgeschwindigkeiten bis zu 225 km/h erreichte. Er forderte 47 Todesopfer und führte zu erheblichen Sachschäden, zur vorzeitigen Schließung von Kindergärten, Schulen, Universitäten, Behörden und Betrieben sowie zu erheblichen Beeinträchtigungen im Energie- und Verkehrssektor. Über eine Million Menschen waren zeitweilig ohne Strom.

Als Pandemie wird eine länder- und kontinentübergreifende Ausbreitung einer Krankheit beim Menschen bezeichnet, im engeren Sinn die Ausbreitung einer Infektionskrankheit (Wikipedia), wie derzeit auch Corona/ Covid-19 eingestuft ist.

Große Pandemien in der Geschichte waren und sind u.a. auch die Pest im Mittelalter, die Ausbreitung von HIV/ AIDS seit Anfang 1980 oder die SARS-Pandemie 2002/2003.

Gibt es bei Ihnen einen Notfallordner oder Notfallpläne für Ihre Tagespflege für den Fall einer Krise oder Katastrophe oder Pandemie? Nein?

Dies führt häufig zur Verdrängung der Problematik, getreu dem Motto “bei uns wird schon nichts passieren“. Und ich höre auch einige sagen: „Und noch einen Plan aufstellen, der ja doch nur „in der Schublade liegt“.“

Sind Sie aber auf eine Not- oder Sondersituation vorbereitet?

Ein Szenario, dass Verantwortliche und Mitarbeiter in Tagespflegen vor meist ungelöste Probleme stellt: der plötzliche Tod des Inhabers, großflächiger Stromausfall über mehrere Tage, Orkane mit großen regionalen Sturm- und Baumschäden, Eisregen mit mehrtägigem nicht nutzen können der Autos in der Tagespflege und ambulanten Pflege,  großflächige Überflutungsschäden, behördliche Schließungen der Tagespflege oder Auflagen für die Pflege  …

Dieses letzte radikale Szenario haben wir aktuell in den letzten Wochen in Deutschland erlebt: Eine behördliche Anordnung der Schließung der Tagespflege. Wie sehr haben Sie sich als Führungskraft plötzlich mit Fragen beschäftigen müssen wie: „Wie setze ich die Mitarbeiter weiterhin ein?“ „Wie und wo kann ich Kurzarbeit beantragen?“ „Wie kann ich die Gäste informieren?“ „Wie schütze ich mich selbst?“ „Von wem erhalte ich glaubhafte und verbindliche Informationen?“ 

Und gleichzeitig mussten schnell und kurzfristig Entscheidungen getroffen werden. Viele von Ihnen werden die letzten Wochen als hohe Belastung erlebt haben, obwohl keine Gäste in der Tagespflege anwesend waren.

Versuchen wir, die Chancen für die Tagespflege aus einer Krise oder Katastrophe oder Pandemie zu beschreiben. Wir halten zehn Schritte für hilfreich:

Schritt 1: Akzeptieren Sie, dass eine Krise, Katastrophe, Pandemie jederzeit ohne oder mit 
kurzer Vorwarnzeit stattfinden kann. Aus dieser Erkenntnis folgt Schritt 2:

Schritt 2:  Erstellen Sie innerhalb der nächsten sechs Monate auf der Ebene Ihres Unternehmens oder für Ihre Tagespflege einen Krisen- und Katastrophenordner, in dem Sie Schritt für Schritt verschiedene Szenarien bearbeiten und in Form von Dienstanweisungen und Notfallplänen für Ihre Tagespflege klären.

Schritt 3:  Binden Sie relevante Mitarbeiter in einen Krisenstab ein, der als Projektauftrag den Krisen- und Katastrophenordner erstellt. Im Krisenstab sind je nach Träger und Organisationsstruktur der Inhaber/ Geschäftsführer oder eine verantwortliche Bereichsleitung, die Tagespflegeleitung, die Qualitätsbeauftragte. Möglicherweise auch die stellvertretende Pflegedienstleitung oder eine andere Pflegekraft und der Hausmeister oder Leiter des Fahrdienstes. Wichtig ist: Halten Sie den Krisenstab arbeitsfähig und von der Teilnehmerzahl überschaubar. 

Schritt 4:  Nutzen Sie die aktuellen Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Corona-Krise, in dem Sie diese reflektieren und festhalten, beispielsweise auch Ihre Information und Kommunikation mit den Gästen und Mitarbeitern.

Schritt 5:  Erstellen Sie einfache Notfallpläne als „Ablaufpläne“, die bei einer Krise oder Katastrophe oder Pandemie abgearbeitet werden können, da viele Seiten Text in einer Notfallsituation häufig nicht gelesen werden.

Schritt 6:  Lassen Sie die Ergebnisse, Notfallpläne und Dienstanweisungen des Krisen- und Katastrophenordners durch die Geschäftsführung/ Inhaber offiziell genehmigen und verabschieden.

Schritt 7:  Legen Sie den Krisen- und Katastrophenordner digital mit Leserechten in Ihr Firmennetz für alle Mitarbeiter ab – und drucken Sie ihn analog einmal aus und stellen Sie diesen Ordner an einen definierten Platz (z.B. neben dem Erste-Hilfe-Koffer).

Schritt 8:  Stellen Sie nach der Genehmigung dieses Ordners die verschiedenen Szenarien, Arbeitshilfen und Dienstanweisungen Ihrem Mitarbeiterteam in einer der nächsten Dienstbesprechungen vor.

Schritt 9:  Wiederholen Sie jährlich die Inhalte dieses Ordners in einer Dienstbesprechung, damit alle Mitarbeiter sich daran erinnern können bzw. ihr Wissen darüber auffrischen können.

Schritt 10: Nehmen Sie sich als „Krisenstab“ jährlich einmal zu einer Arbeitssitzung diesen Ordner vor, prüfen Sie die Notfallpläne und Dienstanweisungen und ergänzen diese um neue Erkenntnisse oder notwendige Veränderungen.

An zwei Beispielen kann dies wie folgt dargestellt werden:

Beispiel 1:     Der Inhaber/ Geschäftsführer liegt nach einem schweren Autounfall im Koma. Die Presse hat vom Unfall berichtet.

Folgende (und sicherlich viele weitere) Fragen entstehen für die Führungskräfte in der Tagespflege und Pflegeunternehmen und sind zu klären:

• Wer könnte im Notfall vorübergehend oder dauerhaft das Unternehmen weiterführen? Hier muss natürlich unterschieden werden zwischen einem inhabergeführten Familienunternehmen und einer Organisation wie einem Wohlfahrtsverband oder einer Holding.
• Wer weiß über aktuell vorliegende Pflegeverträge Bescheid?
• Wer weiß über Planungen oder wichtige Projekte für die Tagespflege Bescheid?
• Wer ist im Vertretungsfall unterschriftsberechtigt?
• Wer hat Bankvollmachten? Wer hat einen Überblick über die Konten?
• Ist gesichert, dass die Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge weiterhin abgebucht werden können?
• Ist die Tagespflege (oder das Pflegeunternehmen) liquide? 
• Wer kennt die entsprechenden Passwörter vom PC oder Codes? Wer hat den Safe-Schlüssel?
• Etc.

Erkenntnis: Für jedes Unternehmen muss es entsprechende Vertretungsregelungen für die Geschäftsführung/ Inhaber und Führungskräfte geben, da eine unternehmerische Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern und Gästen besteht.

Relevante Punkte aus den o.a. Fragen können in einem Notfallplan zusammengetragen werden. Dieses Beispiel bedarf der individuellen Anpassung und Ergänzung: 

Grundsätzlich sollte jeder Inhaber oder Geschäftsführer einer Tagespflege oder eines Pflegeunternehmens eine Vertretungs- und Klärungsregelung vor Eintritt eines Notfalls erstellt haben. Eine sinnvolle Arbeitshilfe dazu ist das von der Industrie- und Handelskammer erstellte Notfall-Handbuch für Unternehmen.

Beispiel 2:     Für die nächsten vier Tage wird vom Wetterdienst bzw. Landkreis eine Katastrophenwarnung mit extremen Sturm, Starkregen und Hochwasser und Überschwemmungen angekündigt. Für die nächsten zwei Tage werden Kindergärten und Schulen geschlossen.

Aus diesem Szenario entstehen folgende (und sicherlich viele weitere) Fragen für die Führungskräfte in der Tagespflege und sind zu klären:

• Welche Konsequenzen sind für die Tagespflege daraus abzuleiten?
• Was bedeutet dies für den laufenden Betrieb? Die Anlieferung des Mittagessens?
• Wer entscheidet?
• Wie werden Mitarbeiter und Gäste informiert?
• Etc.

Erkenntnis: Für die Tagespflege sollte ein Notfallplan für ein Szenario Naturkatastrophe geben, da eine unternehmerische Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern und Gästen besteht.

Relevante Punkte aus den o.a. Fragen können in einem Notfallplan zusammengetragen werden. Dieses Beispiel bedarf der individuellen Anpassung und Ergänzung: 

Ein vergleichbarer Notfallplan kann auch erstellt werden für das Szenario einer Naturkatastrophe wie eines Tornados oder eines Eisregens o.ä. während des laufenden Betriebs der Tagespflege.

Wie kann dies auf eine aktuelle Pandemie übertragen werden? 

Krisen-Notfallpläne sind in der Regel eine Zusammenstellung von unternehmensinternen Verfahrensregeln und -abläufen. Katastrophen-Notfallpläne regen ebenfalls interne Verfahren und Abläufe, sollten aber je nach Bedarf mit dem zuständigen Landkreis abgestimmt werden.

Pandemie-Notfallpläne sind komplexer, weil sie in der Regel aktuelle Gesetze oder Verordnungen oder behördliche Vorgaben berücksichtigen müssen, die häufig der aktuellen Situation angepasst sind. Beim Ausbreiten der HIV/ Aids Pandemie Anfang der 1980er Jahre wurden Verordnungen nur für bestimmte Personengruppen erlassen, bei der Conora-Pandemie z.B. vorübergehende Schließung von Geschäften, Schulen, Tagespflegen, die Abstandspflicht oder die Pflicht zur Mund-Nasen-Bedeckung in Geschäften.

Derzeit werden bei vielen Trägern Pandemiepläne nach Maßgabe des Bundesministeriums für Gesundheit, dem Robert-Koch-Institut etc. entwickelt. Zu berücksichtigen sind jeweils die Bundes- und Landesgesetze und -verordnungen und der aktuelle Stand der Wissenschaft. Daher sind die nachfolgenden Ansätze auch nur als Anregung zur eigenen individuellen Weiterentwicklung zu verstehen. Als sinnvoll hat sich für einen Pandemieplan auch die Darstellung als Übersichtsblatt gezeigt, da viel Text in einer Notsituation wie die einer Pandemie ungern studiert wird. 

Eine Differenzierung in V= Maßnahmen vor bzw. zu Beginn der Pandemie, P= Maßnahmen während der Pandemie und N= Maßnahmen nach der Pandemie ist zu empfehlen.

Das Beispiel für einen Pandemie-Notfallplan bedarf ebenfalls der individuellen Anpassung und Ergänzung: 

Sinnvoll ist die gemeinsame Erarbeitung von Notfallplänen in einem Arbeitskreis von Einrichtungsleitungen, interessierten Mitarbeitern, QM Beauftragte und der Geschäftsführung. Dabei können veröffentlichte Ablaufpläne als Muster genutzt werden, die jedoch auf den einzelnen Träger individualisiert und auch mit den Verantwortlichen für Katastrophenschutz in dem jeweiligen Landkreis oder der Stadt abgestimmt sein sollten.

Für folgende Themenfelder sollten Notfallpläne erstellt werden: 

Interne Krisen

Externe Krisen

Längere Naturkatastrophen: Überschwemmungen, Orkan, Schneechaos

Katastrophe: längerer Ausfall von Strom

Katastrophe: längerer Ausfall von Gas / Energie

Epidemien und Pandemien

Sinnvoll sind Ablaufszenarien, die im entsprechenden Notfall „gezogen“ werden können und die den Mitarbeiter/innen Verfahrenshilfen geben. 

Und: kurz und knapp geht vor ausführlich und seitenlang.

Notfallpläne haben keinen Wert, wenn diese einmal erstellt wurden und dann jahrelang in einer Schublade verschwunden sind. Zur jährlichen Fortbildungsplanung einer Pflegeeinrichtung sollten somit die Notfallpläne im Rahmen einer Kurzschulung gehören und z.B. nach einer Dienstbesprechung vorgestellt bzw. wiederholt werden. 

Die Pläne sollten für alle Mitarbeiter gut sichtbar an einer zentralen Stelle stehen, damit im Katastrophenfall nicht erst überlegt werden muss, in welchem (verschlossenen) Schrank oder in welcher Schublade denn die Unterlagen zu suchen sind.

Es ist nicht davon auszugehen, dass jederzeit Vorgesetze anwesend oder erreichbar sind. Entscheidungen sollten getroffen werden dürfen. Fehler sind in einer Krisensituation i.d.R. unvermeidbar. Nur: keine Entscheidungen treffen, ist noch schlechter.

Wichtige Grundsätze im Katastrophenfall:

• Keine Eigengefährdung von Leib und Leben.
• Behördliche Anweisungen haben Priorität und sind unbedingt Folge zu leisten.
• Die zuständige Leitung, im Vertretungsfall die stellvertretende Leitung, im Vertretungsfall die dienstälteste Mitarbeiter/in ist automatisch Koordinator in der Notlage; die Aufgabe ist nicht delegierbar.
• Keine Angst vor (falschen) Entscheidungen. 
• Bei Trägern mit mehreren Diensten: Mitarbeiter melden sich unabhängig von ihrem Dienstort bei der nächstgelegenen Einrichtung des Trägers zur Mithilfe.

Die beiliegenden Arbeitshilfen sind als Muster zur Anpassung für die individuelle Situation beim jeweiligen Träger gedacht.