„Was gibt es für Controlling-Möglichkeiten für Tagespflegen?“ „Gibt es hilfreiche Kennzahlen?“ „Wir schaffen es nicht, unsere Tagespflege aus dem Defizit herauszuholen. Wie kann ich eine Tagespflege wirtschaftlich führen?“ Diese und weitere Fragen hören wir in unseren Seminaren mit Tagespflegeleitungen wiederholt.

Vorweg gesagt: Ein monatliches Controlling ist absolut sinnvoll für Tagespflegen, ambulante Pflegedienste und stationäre Pflegeeinrichtungen, um zeitnah Informationen zu haben und mit diesen strategisch steuern zu können oder Veränderungen einzuleiten.
Und in der Regel ist ein praktikables Controlling mit wenigen Daten und Kennzahlen besser als ein umfangreiches Controlling mit einer Vielzahl von Informationen, deren Erstellung viel Aufwand bedeutet!

Wie sieht die Praxis in vielen Tagespflegen aus, so wie Leitungskräfte dies uns erzählen oder wir in Beratungen erleben? 4-12 Wochen nach einem Monatswechsel erhält die Tagespflegeleitung aus der Buchhaltung Auswertungen über die Belegung, die Erträge, die Kosten und die Ergebnisentwicklung dieses Monats.
Kann damit die Leitung einer Tagespflege zeitnah steuern? Eigentlich nein, weil die ausgewertete Zeit schon viel zu lange her ist.

Beginnen wir mit Grundlagen zu dieser Thematik und unterscheiden wir zwischen Rechnungswesen (Buchhaltung) und Controlling:

Nach dem Gabler Wirtschaftslexikon umfasst das betriebliche Rechnungswesen das „Verfahren zur systematischen Erfassung und Auswertung aller quantifizierbaren Beziehungen und Vorgänge der Unternehmung für die Zwecke der Planung, Steuerung und Kontrolle des betrieblichen Geschehens.“

Das gleiche Wirtschaftslexikon benennt Controlling als ein „Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist. Im Controlling laufen die Daten des Rechnungswesens und anderer Quellen zusammen.“

Nach § 71 Abs. 2 SGB XI hat eine Tagespflege ihre wirtschaftliche Selbstständigkeit auf Dauer sicherzustellen. Der Träger der Tagespflege hat sich vertraglich verpflichtet, die Finanzierungskreise und -verantwortlichkeiten sowie die Rechnungslegung der Tagespflege klar und eindeutig von evtl. übrigen Betriebsbereichen des Trägers abzugrenzen. Der Träger gewährleistet weiterhin für die Tagespflege eine doppelte Buchführung nach handelsrechtlichen Grundsätzen.

Für jede Tagespflege muss es somit ein entsprechendes Rechnungswesen geben.

Was bedeutet dies für Sie:

  • Sie haben die Tagespflege nach den handelsrechtlichen Vorschriften in Ihrer Buchhaltung abzubilden und zu führen.
  • Für jede Tagespflege ist eine eigene Kostenstelle einzurichten. Dies ist besonders wichtig für Träger mit mehreren Tagespflegen oder anderen Pflegeangeboten.
  • Die Erträge und die Aufwendungen sind entsprechend zu erfassen und abzugrenzen.
  • Sie benötigen diese Klarheit und Richtigkeit der Unterlagen und Daten für alle zukünftigen Pflegesatzverhandlungen und Investitionskostenanträge.

Und es sollte für Ihre Tagespflege ein entsprechendes Controlling geben. Was ist in das Controlling aufzunehmen?

Controlling bedeutet in der Praxis, einzelne Teilbereiche innerhalb der Kostenstelle Tagespflege differenziert mit einer anderen Sichtweise zu betrachten.

Als Übersicht soll die nachstehende Darstellung dienen, die die wesentlichen Unterschiede zwischen dem Rechnungswesen und dem Controlling aufzeigt:

Nach den vertraglichen Verpflichtungen hat die Tagespflege die Themenbereiche Pflege und Betreuung, zusätzliche Betreuung nach § 43b SGB XI, Unterkunft und Verpflegung, evtl. Zusatzleistungen, den Fahrdienst und die Investitionen im Rechnungswesen und im Controlling darzustellen bzw. Regelungen dafür zu treffen.

Welche Kennzahlen sind für das Controlling wichtig?
Ein gutes EDV-gestütztes Rechnungswesen und Controlling kann den Verbrauch von Wurstscheiben am Montag und Dienstag im Verhältnis von Männern und Frauen im Vergleich zu anderen Öffnungstagen errechnen und darstellen. Oder den Verbrauch von Getränken in der Tagespflege im März im Vergleich zum Oktober im Verhältnis der Frauen und Männer. Macht das Sinn? Ich meine, nein.

Für ein praxisnahes Controlling schlagen wir 11 relevante Kennzahlen vor:

Kennzahl 1: Belegung (Entwicklung der Belegung)
Kennzahl 2: Verträge ÷ Plätze (Verhältnis der abgeschlossenen Verträge zu
den vorhandenen Plätzen
Kennzahl 3: Personalkosten (Planung und Entwicklung der Kosten)
Kennzahl 4: Sachkosten (Planung und Entwicklung der Kosten)
Kennzahl 5: Investition (Aufwand – Ertrag)
Kennzahl 6: Krankenquote (der Mitarbeiter)
Kennzahl 7: Überstunden (Entwicklung der Überstunden)
Kennzahl 8: zusätzliche Betreuung (Aufwand-Ertrag)
Kennzahl 9: Fahrdienst (Aufwand-Ertrag)
Kennzahl 10: Unternehmerisches Risiko
Kennzahl 11: Ergebnisentwicklung gesamt

Die inhaltliche Beschreibung der 11 Kennzahlen haben wir schon zu einem früheren Zeitpunkt vorgestellt.

Ein Beispiel: Aussagen und notwendige Ableitungen aus der Kennzahl 1: Belegung (Entwicklung der Belegung)

Mit den Pflegekassen werden Pflegesätze auf der Basis einer Belegungsannahme (verschieden je Bundesland), von prospektiven Personal- und Sachkosten und einer Pflegegradverteilung vereinbart.

Die tatsächlichen Belegungstage pro Tagespflegegast müssen für die monatliche Rechnungsstellung (und z.T. für die Meldung an die Heimaufsicht) täglich erfasst werden und liegen somit am letzten Öffnungstag eines Monats der Tagespflegeleitung vor.

Sie stellen z.B. einen Rückgang der Belegung über zwei Monate fest. Dies muss dann einerseits zur „aktiven Akquise“ und Marketing-Aktivitäten und andererseits zu Anpassungen bei der Personaleinsatzplanung seitens der Leitung führen.

Sofern Sie keine Software in der Tagespflege verwenden, die ein Auswertungstool für das Controlling besitzt, bietet es sich an, ein praxisorientiertes Controlling über Excel zu erstellen und zu verwenden.

Dabei schlagen wir Ihnen folgende Vorgehensweise vor:

Controlling sollte von der Leitung der Tagespflege aus beginnen. Je nach Wissenstand und Kenntnis haben sich zwei Alternativen bewährt:

  1. Ein vereinfachtes Controlling-Blatt mit relevanten Kennzahlen und einer Darstellung der Monatsentwicklungen innerhalb des Jahres, oder
  2. Ein Kennzahlen-Cockpit mit den o.a. Kennzahlen und diversen Grafiken und Verknüpfungen.

Zwei Excel-Dateien zum Controlling zu diesem Artikel werden auf Anfrage gerne zur Verfügung gestellt. Bitte beachten Sie die Anleitung und Hinweise zur Nutzung des Cockpits.

Welche Informationen sind am Monatsanfang vom letzten Monat bekannt?

Wie kann ein Controlling in Ihrer Tagespflege unter Einbindung der Geschäftsführung und der Tagespflegeleitung eingeführt werden? Folgende Schritte haben sich bewährt:

  • Festlegung/ Unternehmerische Entscheidung über die Einführung von Controlling und eines Controlling-Instruments.
  • Festlegung der relevanten Themenfelder/ Kennzahlen (Empfehlung: max. 15 Themenfelder).
  • Erstellung oder Nutzung/Anpassung vorhandener Controlling-Arbeitshilfen für Ihre Tagespflege.
  • Information an alle Beteiligten (Personalabteilung, Buchhaltung, Steuerberater, etc.)
  • Übertragung der Daten der letzten Pflegesatzverhandlung in Ihre Controlling-Arbeitshilfe
  • Start zum Anfang eines Monats mit den Daten des letzten Monats
  • Monatliches (kurzes) Auswertungsgespräch zwischen Tagespflegeleitung und Geschäftsführung/ Inhaber über Inhalte, Entwicklungen, Planungen. Dies Gespräch soll regelmäßig monatlich stattfinden.
  • Nutzung der Erkenntnisse und weiterer Planungen für die Vorbereitung der nächste Pflegesatzverhandlung.

Kommunikationskreislauf

Controlling hat neben Fakten und Daten auch viel mit Kommunikation zu tun. Daten muss man deuten. Einzelne Kennzahlen müssen in einen Gesamtzusammenhang gebracht werden.

Daher ist es wichtig, einen regelmäßigen Kommunikationskreislauf zu erstellen, damit ein zeitnahes monatliches Controlling stattfinden kann.

Ein Kommunikationskreislauf kann unter der Annahme, dass die Gehälter an die Mitarbeiter zum Monatsende ausgezahlt werden, wie folgt aussehen:

Bei einem eingeführten Controlling-System kann der Zeitaufwand für die TP-Leitung für das TP Controlling bei ca. 15-20 Minuten liegen. Bei stabilen Entwicklungen und einer gut gesteuerten Tagespflege kann ein Auswertungsgespräch nach 15 Minuten mit einem Lob an die Leitung beendet sein.
Andererseits besteht bei Entwicklungsplanungen oder bei starken Veränderungen bei den Tagespflege-Gästen eine regelmäßige Gesprächsebene zwischen TP-Leitung und Inhaber/ Geschäftsführung, um Veränderungen abzusprechen und dann umzusetzen.

Die unternehmerische Kommunikation ist damit aber nicht abgeschlossen. Das Rechnungswesen ist ebenso mit einzubeziehen. Dies kann jedoch erst zeitversetzt die gebuchten Aufwendungen und Erträge in den monatlichen Berichten, BWA oder Monatsauswertungen genannt darstellen.

Es wird immer einige Abweichungen zwischen dem Controlling und Rechnungswesen geben.

An zwei Beispielen soll dies konkret dargestellt werden:

Beispiel 1: Eine Tagespflege, die am 01.01.2018 in Betrieb gegangen ist.

Wie deuten Geschäftsführung und TP-Leitung im monatlichen Controllinggespräch die Entwicklung der neuen Tagespflege? Wir meinen, positiv. Die Tagespflege hat sich innerhalb von fünf Monaten in die monatliche Kostendeckung entwickelt. Der Juli 2018 ist geprägt gewesen von einer Hitzewelle (kurzfristige Absagen von Tagespflege-Gästen und Kurzzeitpflegeaufenthalte aufgrund von Urlaubsreise von Angehörigen).

Ein zweites Beispiel einer kleinen Tagespflege mit 15 Plätze. Die Daten sind aus verschiedenen Tagespflegen musterhaft zusammengetragen, spiegeln aber die Realität wider.

Fazit:

Eine Tagespflege, richtiger die Leitung sollte ein monatliches Controlling haben, das von ihr oder der Verwaltungsassistenz jeweils zu Beginn des neuen Monats mit geringem Aufwand ausgefüllt werden kann, für die Tagespflege in den ersten Tagen im neuen Monat eine gute Aussage über die vergangenen vier Wochen und die Entwicklung der Tagespflege insgesamt geben kann und der Leitung bei Korrektur- oder Veränderungsbedarf hilfreich ist.